Purpose: Deceased donor audits (DAs) allow organ donation and transplantation systems to measure and analyze missed donation opportunities (MDOs). Missed donation opportunities can harm both patients/families denied the opportunity to donate and patients on transplant waitlists denied access to lifesaving organs. In Canada, there are no national standards for DAs, data analysis, nor accountability processes surrounding MDOs. Understanding DA current practice in each jurisdicton would facilitate developing a national strategy for DAs.
Method: All provincial organ donation organizations (ODOs) were invited to participate in an environmental scan (ES) of current DA practices. The two ES phases were an electronic survey followed by semistructured interviews. We collected information about the objectives, frequency, scope, data collection methodology, resources required, definitions/metrics used, and process for reporting outcomes.
Results: All eleven ODOs participated in both phases of the ES (July and October 2019). The primary purposes for conducting DAs were to estimate the following: 1) donor potential (5/11, 45%); 2) system performance at the provincial level (3/11, 27%); and 3) system performance at the hospital level (3/11, 27%). Frequency of DAs varied from weekly to annually, depending on the availability of death reports, urban vs rural setting, and staffing. High variability was observed in DA methodology, donor definitions, and metrics across jurisdictions.
Conclusion: There is significant variability across Canadian ODOs in the methodology, definitions, timeliness, data collection, and reporting of DAs. This underscores the need for a national donor audit strategy to reduce preventable harm from MDOs to patients/families at end of life and those on transplant waitlists.
RéSUMé: OBJECTIF: Les vérifications des donneurs et donneuses décédé·es permettent aux systèmes de dons et de transplantations d’organes de mesurer et d’analyser les occasions de dons manquées. Les occasions de don manquées peuvent nuire à la fois aux patient·es et aux familles qui se voient refuser la possibilité de faire un don et à la patientèle inscrite sur les listes d’attente pour une greffe qui se voit refuser l’accès à des organes vitaux. Au Canada, il n’existe pas de normes nationales pour les vérifications de donneurs et donneuses, ni pour l’analyse des données ou les processus de responsabilisation entourant les occasions de dons manquées. L’élaboration d’une stratégie nationale pour les vérifications des donneurs et donneuses serait facilitée par la compréhension des pratiques actuelles de vérification de chaque territoire. MéTHODE: Tous les organismes provinciaux de don d’organes (ODO) ont été invités à participer à une analyse environnementale des pratiques actuelles en matière de vérification des donneurs et donneuses. Les deux phases de l’analyse environnementale consistaient en un sondage électronique suivi d’entrevues semi-structurées. Nous avons recueilli des informations sur les objectifs, la fréquence, la portée, la méthodologie de collecte de données, les ressources requises, les définitions/paramètres utilisés et le processus de communication des résultats. RéSULTATS: Les onze ODO ont participé aux deux phases de l’analyse environnementale (juillet et octobre 2019). Les principaux objectifs des vérifications de donneurs et donneuses étaient d’estimer ce qui suit : 1) le potentiel de donneur ou donneuse (5/11, 45 %); 2) le rendement du système à l’échelle provinciale (3/11, 27 %); et 3) le rendement du système au niveau hospitalier (3/11, 27 %). La fréquence des vérifications variait d’une fois par semaine à une fois par année, selon la disponibilité des déclarations de décès, le milieu urbain vs rural, et la dotation en personnel. Une grande variabilité a été observée dans la méthodologie de vérification, les définitions de donneur/donneuse et les paramètres entre les territoires des ODO. CONCLUSION: Il existe une grande variabilité entre les ODO canadiens en ce qui concerne la méthodologie, les définitions, la rapidité, la collecte de données et la production de rapports sur les vérifications des donneurs et donneuses. Cela souligne la nécessité d’une stratégie nationale de vérification des donneurs et donneuses pour réduire les préjudices évitables causés par les occasions de dons manquées aux patient·es/familles en fin de vie et aux personnes sur les listes d’attente pour une transplantation.
Keywords: death audit; deceased organ donation; donor audit; donor defintions; donor identification and referral; quality improvement.
© 2023. The Author(s).