Struggling to bridge the gap between warehouse and delivery teams?

An example I’ve seen is; Integrated Software Systems: Use warehouse management systems (WMS) that integrate with delivery management systems (DMS) to ensure seamless data flow and real-time updates. Clear Communication Channels: Establish direct communication lines between the warehouse and delivery teams through tools like instant messaging apps, dedicated communication platforms, or regular meetings. Real-Time Tracking: Implement real-time tracking systems for both inventory and deliveries to keep everyone informed about the status of shipments. Standard Operating Procedures (SOPs): Develop and document clear SOPs for order processing, packing, and delivery to ensure everyone follows the same protocols.

Hurdle is necessary part of Ops in order to understand the challenges during day to operations. In daily hurdle we can discuss various points upon which we can improve and deliver better results i.e picking/ packing/storing of goods and materials in order to improve quality of shipments / delivery and better customer experience.

O desalinhamento ocorre,por falta de entendimento de processos,muitas das vezes quando os processos logísticos e comerciais estão esclarecidos,se tem melhores resoluções, assim gerando até novas estratégias.Pois a entrega também a parte comercial envolvida, com prazos para atendimento dos clientes e acordos.

I have had numerous experiences wherein a gap was observed between a warehouse and delivery team. A successful Supply Chain network works with collaborative relation between warehouse and delivery. The following steps must be taken to bridge the gap: (a) Use unique identification number/barcode as part of warehouse management system for tracking the balance and location of an item. (b) Be careful about the life of an item if dealing with perishable goods. (c) Once an order is received, a Basic packaging must be carried out at warehouse before handing over the item to delivery team. (d) Necessary updation by scanning the barcode must be done immediately in WMS. (e) Break in communication leads to disruptions in an efficient supply chain.

Utilize technology solutions such as WMS and TMS that integrate warehouse and delivery operations. Implement performance monitoring mechanism to track key metrics related to both warehouse and delivery operations. Both teams to promote understanding of each other’s role and challenges. problem solving approach to address challenges and resolve issues. By implementing these few strategies, it can be bridge the gap between the both.

A comunicação eficaz é fundamental para alinhar equipes e otimizar operações. Em uma experiência anterior, implementamos reuniões regulares entre líderes do armazém e da equipe de entrega, o que resultou em uma compreensão mais profunda dos desafios e fluxos de trabalho mútuos. Além disso, a integração de sistemas como WMS e software de rastreamento de entrega proporcionou atualizações em tempo real sobre estoque, status de pedidos e cronogramas de entrega. Essa abordagem transparente e integrada não só sincronizou nossas operações, mas também reduziu mal-entendidos, melhorando significativamente nossa eficiência operacional.

Implement clear and efficient communication channels between warehouse and delivery teams. This could involve using messaging apps, shared digital platforms, or even dedicated communication boards in common areas. Ensure information about order status, inventory availability, and delivery updates flows smoothly between teams.

Comparto firmemente la premisa de la interacción de los cargos de liderazgo, y la integración del ERP, WMS y TMS utilizados. La información obtenida es vital para los lineamientos a marcar. La comunicación asertiva nos permite exponer claramente los mismos, al igual que una escucha activa de los colaboradores. Entender que cada departamento compone una firma, y no generar el aislamiento estructural - organizacional.

O problema começava ocorrer quando o cliente ou a área que recebia o produto/material reclamava de algum problema ocorrido na entrega. No final do processo de saída(picking) do Depósito, devemos ter o processo de embalagem e empacotamento de produtos/materiais corretamente identificados, com isso evitamos erros no carregamento e entrega. A maioria dos casos, os sistemas WMS existentes no mercado não faziam essa integração e era necessário desenvolver novas funções.

Communication is important.to bridge the gap between the two.without this communication the information in all transactions is not 100% accurate.Warehouse transactions need to be accurate in inventory in incoming and outgoing transactions. And It's the key to the system bringing to make transactions faster and easier .

Já participei de inúmeras implantações e posso afirmar que sim, a falta de alinhamento de processos é o que mais torna a operação logística inflexível a ponto de colapsar. Por outro lado, se o processo é bem discutido do ponto de vista de buscar a solução, temos pessoas engajadas o suficiente para acreditar na solução. Nesse ponto, já vi operações bem eficientes, não importando a complexidade do armazém e sim a robustez do processo. Para que o processo possa ser eficiente, o interlocutor deve ser respeitado assim como a voz de quem define o processo, uma autoridade respeitada a ponto de (não acatar simplesmente mas) evoluir a idéia em conjunto.

Process should always be implemented horizontally across the network. One should always dive deep/ identify the root cause and corrective action to be taken wherever there is a process deviation.

Review and align processes between warehouse operations and delivery operations. Document standard operating procedures (SOPs) that outline responsibilities, workflows, and protocols for handling exceptions or delays. Having standardized processes reduces misunderstandings and improves efficiency.

Enfatizar que o processo vai além da atividade isolada, criar conexões que sejam assimiladas pelos colaboradores, a compreender que é só mais um passo dentro de uma grande engrenagem, que visa acomodar os interesses de quem investe, a empresa, com quem usufrui ou faz negócios com o que se oferece. Cada atividade, cada detalhe, pode fazer toda diferença e o processo disciplinado tem objetivo de garantir o sucesso do trabalho de todos.

O alinhamento de processos é essencial para manter operações eficientes e contínuas. Em uma experiência anterior, começamos mapeando todo o processo de atendimento do pedido, desde o recebimento no depósito até a entrega final. Identificamos gargalos e desconexões entre equipes e implementamos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) que todos os colaboradores, tanto do armazém quanto da entrega, puderam seguir. Isso incluiu tempos coordenados para coleta e expedição de pedidos, procedimentos padronizados para manuseio de itens frágeis e uma abordagem unificada para devoluções ou trocas. Essas medidas não só melhoraram a eficiência, reduzindo o tempo de processamento em 25%, mas também fortaleceram a colaboração entre equipes.

Treinamentos na área de logística são essenciais para aprimorar habilidades e manter-se atualizado, alguns tipos de treinamentos que podem beneficiar profissionais que atuam nesse setor: Gestão de Cadeia de Suprimentos (SCM): Esse treinamento capacita profissionais envolvidos com toda a cadeia de suprimentos, desde a fabricação até a venda ao consumidor final. Ele abrange estratégias eficazes para o bom funcionamento do setor. Gestão de Transportes e Estoque: Foca na eficiência do transporte e na gestão adequada dos estoques. Desenvolvimento de Soft Skills: Habilidades como comunicação, liderança e resolução de problemas são fundamentais para o sucesso na logística

Fazer com que a equipe de entrega entenda o processo de picking, embalagem, carregamento (saida do depósito) é muito importante.

Enfatizar que o básico é fundamental. O simples faz toda diferença. Nada extraordinário, a menos que seja uma exigência de momento. Exemplos que possam fazer com que se calce o sapato do outro, se possível, de seu cliente, pode dar clareza de propósito e objetivo.

Training Together fosters unity and promotes healthy strive among workers toward achieving organisation's goals. Cross-Training bridge the knowledge gap of team members who are ignorant of the functions and tasks of each department couple with the organisation's expectation. For instance, if a customer service staff attends a training session with the warehouse operation/marketing manager, he or she will value every customer; knowing that each customer successfully attended to will add to the progress report of the warehouse operation. Training Together bring to the consciousness of team members the proverbial word 'all hands must be on deck.'

Na minha experiência, além do conteúdo funcional de um fluxo de trabalho, é importante apresentar de maneira respeitosa e seguindo o perfil do time, o objetivo dessa funcionalidade. Não somente, o fluxo de uma separação mas sim, onde se encaixa na cadeia, não somente o processo do packing mas sim, o cuidado que é necessário. Além do KPI, é importante posicionar o usuário sobre qual é seu papel no processo.

Implementar um WMS para realizar a rastreabilidade desde a saida até a entrega é o ponto crucial do processo. Colocar coletores do carregamento e com tablets na entrega teremos um integração muito boa no sistema e processo. Automatizar e treinar as equipes com coletores e tablets aumenta o conhecimento e interesse das equipes para melhorar o processo.

Existem diversos métodos de integração hoje em dia. Alinhado a um objetivo que muitas vezes, são oferecidos via planejamento estratégico, cabe ao processo bem definido apresentar a regra de negócio para em seguida, aplicar a tecnologia. Nesse mundo cada vez mais urgente, os parceiros de integração devem ser robustos o suficiente para suportar fluxos de trabalho resilientes o suficiente para tratar exceções como exceções e processos normais como processos normais. É importante avaliar também que além de softwares parceiros de integração para cobrir todo ciclo de atendimento, é cada vez mais comum, sobretudo no hemisfério norte, a adoção de integrações de tecnologia com equipamentos de automação. Uma boa cloud é fundamental para sustentação.

Integrar a tecnologia nas operações de armazém e entrega é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e reduzir a lacuna operacional. Sistemas de compartilhamento de dados em tempo real, rastreamento por GPS, aplicativos móveis e automação de processos são algumas das ferramentas que podem transformar suas operações, proporcionando uma melhor coordenação, maior visibilidade e uma experiência superior para o cliente.

There should be a proper tracking of each matrix upon which are working and by implementing Kaizen we can always improve our quality/ customer experience. A small step/ approach in process improvement can add value into operations and have bigger impact. In warehouse operations we analyse / summaries data and always focus rigorously to improve upon those matrics/areas/function where we are lagging so that we can deliver best to our customers in each possible ways.

From my delivery station days, I remember that there was a correlation between scan accuracy and packages missing at the time of delivery. If scan accuracy is high there are less packages missing during delivery. In the warehouse, after safety and people, I strongly believe quality (accuracy) of scanning feeds great productivity results!

One thing I found helpful on knowing the gap of the warehouse dispatch and transport delivery is having the correct form to use, wherein confirmations between handovers are visible. Moreover applying and monitoring Turn around time (TAT) is an added benifit in which you can monitor performances and gaps between dispatch preparation and transport deliveries to its destination.

Comprometa-se com a melhoria contínua ao revisar regularmente os dados de desempenho e o feedback das equipes. Por exemplo, em minha experiência anterior, estabelecemos KPIs que mediam a precisão do pedido e os prazos de entrega. Isso não só otimizou nossas operações, reduzindo erros em mais de 20%, como também incentivou um ambiente onde todos se sentiam à vontade para contribuir com ideias e preocupações. Essa abordagem não só aprimora nossos processos, mas também fortalece nossa cultura de colaboração e responsabilidade compartilhada.

A melhoria contínua na logística é essencial para empresas que desejam se manter competitivas no setor. Ela envolve aprimorar e otimizar processos, produtos ou serviços por meio de pequenos ajustes constantes. Aqui estão algumas estratégias e práticas para promover essa melhoria contínua: Identificação de oportunidades de otimização Aumento da eficiência e produtividade Redução de custos operacionais Maior qualidade nos serviços Existem várias metodologias comprovadas para implementar a melhoria contínua na logística, como Lean Manufacturing, Six Sigma, Kaizen e PDCA.

It depends on type of business. Like B2B/O2C type of business . process should be streamlined. And SOP Should be in place. If all the teams follows the SOPs there will be no miscommunication. Team/s should be aware of business urgencies. Whether the items in warehouse shortshipped or supplied complete order. Delivery team should send the packaging of order atleast 24 hours in advance so that team in wh could align the order accordingly. Exceptions are always welcome for spot delivery... In such situation Manager should handle and priortize the activity for warehousetam taking the responsibility of other orders which are already in que. Thanks.

Delivery teams can be third party organizations separate from the warehouse (as can laborers), organization, active management and communication is essential in the operations process.