Background: Electronically captured patient reports (electronic patient-reported outcomes, ePROs) are digital questionnaires filled out by cancer patients. Despite indications of improved clinical care, the integration of ePROs into clinical head and neck oncology is uncharted territory.
Objective: This work outlines the implementation process for ePROs at the University Hospital for Otorhinolaryngology at the Medical University of Innsbruck (ENT Innsbruck).
Methods: The implementation is carried out by a project team in a pre-implementation phase (needs assessment, implementation planning, identification of intra-hospital barriers, prototype development, testing and adaptation, and user training), an implementation phase (implementation and user training), and a post-implementation phase (quality control and project expansion).
Results: The project team at ENT Innsbruck, consisting of 10 members, identified the need for digitalization in cancer follow-up. A hybrid implementation solution (Computer-Based Health Evaluation System, CHES; Evaluation Software Development, ESD, Innsbruck, Austria) was chosen. ePROs (European Organization for Research and Treatment of Cancer Quality of Life Questionnaire - 30 items, EORTC-QLQ-C30; Head and Neck Functional Integrity Scale, HNC-FIT scale; and EORTC Head and Neck Cancer Module, EORTC H&N43) will be collected 12 times over 5.5 years. A total of 25 users rated the prototype as user friendly (patient perspective: 8.1 ± 1.6, 3-10; user perspective: 8.6 ± 1.1, 6-10). The main advantage was faster medical history taking (72%), and the main disadvantages were a lack of personnel, time, and motivation (52%).
Conclusion: The feedback on the ePRO prototype at ENT Innsbruck was positive. The implementation phase commenced in the first quarter of 2024. Goal achievement will be evaluated in the post-implementation phase in the fourth quarter of 2024.
Zusammenfassung: HINTERGRUND: Elektronisch erfasste Patientenberichte („electronic patient-reported outcomes“, ePRO) sind digitale, von Krebspatienten ausgefüllte Fragebögen. Trotz Hinweisen auf eine Verbesserung der klinischen Versorgung, ist die Integration von ePRO in der klinischen Kopf-Hals-Onkologie Neuland.
Ziel der arbeit: Diese Arbeit skizziert den Implementierungsprozess für ePRO der Universitätsklinik für Hals‑, Nasen- und Ohrenheilkunde der Medizinischen Universität Innsbruck (HNO Innsbruck).
Methoden: Die Implementierung erfolgt durch eine Projektteam in einer Präimplementierungsphase (Bedarfsevaluation, Implementierungsplanung, Identifikation innerklinischer Barrieren, Prototypenentwicklung, Testung und Adaptierung sowie Anwenderschulung), Implementierungsphase (Implementierung und Anwendertraining) und Postimplementierungsphase (Qualitätskontrolle, Projektausweitung).
Ergebnisse: Das Projektteam an der HNO Innsbruck besteht aus 10 Mitgliedern, die Digitalisierungsbedarf in der Krebsnachsorge identifizierten. Eine Hybridimplementierunglösung („Computer-based Health Evaluation System“, CHES; Fa. Evaluation Software Development, ESD, Innsbruck, Österreich) wurde gewählt. ePRO („European Organization for Research and Treatment of Cancer Quality of Life Questionnaire – 30 items“, EORTC-QLQ-C30; Head and Neck Functional Integrity Scale, HNC-FIT Scale; und EORTC Head and Neck Cancer Module, EORTC H&N43) werden 12-mal über 5,5 Jahre erhoben. Insgesamt 25 Anwender bewerten den Prototypen als benutzerfreundlich (Patientensicht: 8,1 ± 1,6; 3–10; Anwendersicht: 8,6 ± 1,1; 6–10). Als Hauptvorteil wurde die schnellere Anamnese (72 %), als Hauptnachteil fehlendes Personal, Zeit und Motivation (52 %) genannt.
Schlussfolgerung: Das Feedback zum ePRO-Prototypen in der HNO Innsbruck war positiv. Die Implementierungsphase wurde im ersten Quartal 2024 gestartet. Die Zielerreichung wird in der Postimplementierungsphase im vierten Quartal 2024 evaluiert.
Keywords: Computer-assisted signal processing; Database management systems; Electronic data processing; Quality of life; Surveys and questionnaires.
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