Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.
Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der Öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz, jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus Teiletappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel zeigt die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben auf.
Dieser Artikel erschien zuerst in der eGovernment Computing am 09.06.2020 Die Verwaltung von elektronischen Akten und Papierdokumenten stellt öffentliche Verwaltungen vor Herausforderungen – welche Tools können diese am besten bewältigen? Nicht erst seitdem das Schlagwort „Digitalisierung“ die Tagesnachrichten erreicht hat, nimmt die Bedeutung einer strukturierten und revisionssicheren Verwaltung und Aufbewahrung von elektronischen Akten und Dokumenten […]
Das Records Management stellt die nachvollziehbare, revisionssichere Verwaltung von geschäftsrelevanten Transaktionen sicher. Die hierfür notwendigen Informationen können in unterschiedlicher Form vorliegen und digital oder papierbasiert sein. Das Records Management begleitet den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.
Beste Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich. Wie behält man den Überblick, wenn einem digitale Dokumentenberge so langsam über den Kopf wachsen? Ein Dokumentenmanagementsystem ist die Lösung! Die besten gibt es hier im direkten Vergleich.
O365-basierende Lösungen bieten sich als Alternative zur herkömmlichen DMS- oder ECM-Lösung an und gestaltet den Markt für diese Systeme noch vielfältiger.
Vor dem Hintergrund der steigenden Informationsflut im Zeitalter von Big Data gewinnt der Aspekt der Risikominimierung immer mehr an Bedeutung. Bei neueren Entwicklungen stehen vor allem Cloud Computing, mobile Endgeräte und Social Media im Fokus...
Die heute am Markt verfuegbaren DMS-Angebote unterscheiden sich in vielen Details. Fuer ein besseres Verstaendnis der Unterschiede hilft die Betrachtung des Funktionsspektrums eines modernen Dokumenten Management Systems...
Ihr Dokumenten Management System bietet kein Web-Interface? Die Loesung: Der CMS-DMS-Connector, der prinzipiell jedes Enterprise Web Content Management System mit jedem DMS verbinden kann und so den DMS-Nutzern die Tuer zur mobilen Arbeitswelt oeffnet!
Das Thema Cloud ist allgegenwärtig und damit in der ECM-Branche natürlich auch die Frage nach der Relevanz von Cloud-Angeboten für elektronische Archivierung, DMS und anderen ECM-Funktionen....