在工作上比起口頭溝通，我們更需要大量的文字溝通。有時候主管不在辦公室，或我們剛好在外面，還有未來遠端工作的盛行，文字表達能力只會越來越重要。希望在匯報工作時，我能用一句話回覆主管所想知道的答案。
問題一、報告很詳細，為什麼被臭罵？
你們也有這樣類似經驗嗎？回覆主管不是他要的答案？
主管要的是「評價」訊息，可是員工卻不斷傳遞「記述」訊息，原來訊息還有分類呀！
問題二、訊息百百種，差別在哪？
1. 記述訊息
描述事務的景象和現象本身叫記述訊息。
例如：「這個寶特瓶得容量為500毫升。」先不管傳遞者傳達這句話的意圖或暗示，他就是在表示這個寶特瓶的容量為500毫升。「東京鐵塔高333公尺」、「Ａ公司共有5000名員工」，這都是記述訊息，同時也都在描述一個現象。
2. 評價訊息
表達某一景象或現象的好壞叫評價訊息。跟前面相反，評價訊息表現出情況或現象的好壞。例如：「這個寶特瓶真漂亮。」、「東京鐵塔是一座美麗的高塔。」。
這些都是屬於評價訊息，都強調表現出「好」的解釋。像我們去一家餐廳吃飯後，會去評論這家餐廳好不好吃。
3. 規範訊息
要求事物應有的狀態，以及人該採取的行動叫規範訊息。例如：「這個寶特瓶的容量應該要有500毫升。」、「遊客應該登上東京鐵塔。」
這些都是屬於規範訊息，但規範訊息有很多種表現方式。例如，請求式的「拜託你，登上東京鐵塔吧」，還有命令式的「你一定要登上東京鐵塔。」也都屬於規範訊息。
以上三種訊息，可以運用在職場上不同的狀況，如果是公司角度想規範制度，就用規範訊息，若是主管問我們業績如何，我們就可以使用評價訊息。
小結一下本書中所提到的，這三種訊息是可以互相運用的。或者我們使用記述訊息，對方會以為是評價訊息，而影響了對產品的看法。例如：「這台筆電耐用度很高」，「耐用度高」為記述訊息。沒有清楚表達好壞的判斷，但接收者通常會認知：耐用高＝好。是不是很好玩！
問題三、那怎麼把訊息表達清楚？
1. 說話沒主詞，別怪人家不懂你意思
我們亞洲文化，習慣講話模糊又迂迴，反而是造成溝通不良的地方。我們比較不常使用主詞，例如：英文的「I love you」，中文我們通常習慣說「愛你」或「喜歡你」，我們會省略主詞，但在職場上省略主詞是大忌阿，善用主詞，影響別人思考為首要關鍵！
職場上有些人講話都講關鍵字，不把句子講清楚，我們怎麼聽得懂呀？！我們秘書/特助，在這方面真的是扮演關鍵角色，有時候還要負責翻譯中文。所以，避免誤會，建議還是把主詞敘述出來，我們可以參照下面這個例子：
2. 讓對方自行解釋主詞，很不保險
欠缺主詞容易造成很大的誤解，訊息中這兩位大大，溝通根本不在一個頻率上呀！只顧著講自己的話。由於我們要申請大陸營業執照才有辦法使用大陸某廠商的系統。他們所講的廠商完全是不同方向的，一個是營業執照廠商，一個是系統的廠商。所以表達越仔細越好，連廠商名字阿、具體的事情等等，除非你們默契很好，不需要主詞幫忙，否則，請記得把句子的完整結構表達清楚。
3. 想要活化思考，加上及物動詞就對了
想像一下，如果車站廣播是「請注意，車掌要關門了」，可能會發生什麼狀況？月台上想要上車的乘客會嚷嚷：「先不要關！」、「為什麼關起來了？」，可能會開始找對象來交涉或提出要求。
使用及物動詞，可以意識到行為者，因為行為者是活生生的人，他抱持著意圖、意志、希望，傳達給接收者後，可以刺激對方腦部。因此，在邏輯表現上，作者鼓勵大家使用及物動詞來思考事情。
4. 要對方別想、照辦，你就用不及物動詞
「門要關了！」聽起來如何？感覺像門會開開關關是自然現象。聽起來就像契約書上面會出現的「不可抗拒的力量」，找不到行為者，「無奈」只好接受。
5. 訊息傳達，由上而下效果更好
別賣弄懸疑，一開始就講重點。一開始上述對話，當老闆問我們公司業績狀況時，老闆只是想知道重點結果，是「好」還是「不好」？在傳達最終訊息給對方的階段中，由上而下法最具效果。最好不要表達像推理劇或懸疑劇，直到最後才揭曉謎底。
「一分鐘溝通」訓練
也讓我想到另外一本書，曾在《開口就說重點》這本書中讀到，作者齋藤孝所提出的「一分鐘溝通」訓練法，他提倡任何發言都務必在一分鐘內迅速完成，透過日常的訓練，不斷整理、練習、檢視自己的溝通內容，成為一個口條俐落、思緒敏捷的演說者。
在開會中，讓對方接收的資訊都是重點中的重點，避免多餘的雜音、贅詞干擾，「不浪費對方的時間，便是最好的禮貌」。
文字表達能力只會越來越重要
在社群軟體的時代，遠端工作者無法即時接電話的工作情境時，文字表達能力越來越重要，再者，職場上如何表達讓主管直接抓到重點，讓主管聽到他想聽的話，而不是自顧自地表達我們想表達的，文字表達也是成為一種現代人必備溝通技能，要怎麼表示讓人聽得懂，以及運用文字的力量影響對方進而達到我們想達到的目標。
文／Ïvy Chuang，原始文章：ÏVNÑING
（原文刊載於《Slasify》；本文獲授權轉載；內容僅反映作者觀點，不代表本社立場。）
