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Course Description: This 45-minute course provides an overview of discretionary grant recipients' responsibilities for grant administration and introduces references and additional resources that are available to support grantees. The course will provide key information that can be found in the Grant Award Notification, addresses how to apply the cash management requirements when drawing down funds, addresses ED's Monitoring Practices, explains when administrative changes require approval, explains when an independent audit is required, explains common audit findings, and explains the requirements for performance reporting and records retention.
Course Objectives:
- Apply the cash management requirements when drawing down funds from the G5 System.
- Identify ED’s Monitoring Practices.
- Identify administrative changes that do and do not require prior approval.
- Identify when an independent audit is required.
- Identify common audit findings, and the consequences of unresolved findings.
- Identify the requirements for performance reporting and records retention.
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Utilice este enlace para iniciar el curso de Subvenciones Discrecionales: Temas Administrativos Claves.
Descripción del Curso: Este curso de 30 minutos proporciona a los cesionarios y cesionarios secundarios del ED una descripción general de alto nivel de los conceptos y regulaciones para administrar el proceso de adquisición. Dividido en tres módulos, el curso aborda los objetivos que se presentan a continuación. Al final de cada módulo, se les hacen preguntas a los participantes que evaluarán su comprensión de los temas cubiertos, pero no se otorgará puntaje ni calificación.
Objetivo del Curso:
Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Identificar los estatutos y regulaciones clave que guían el proceso de adquisición cuando se utilizan fondos de subvenciones federales.
- Discutir los puntos clave de las regulaciones aplicables.
- Identificar los diferentes tipos de adquisiciones y cuándo usar cada tipo.
- Navegar por el proceso de adquisición y las preguntas que debe hacer en el camino.
- Identificar las características clave de un sistema de adquisiciones exitoso.
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Course Description: This one-hour course provides an overview of grantee requirements and responsibilities for administering formula grants. It covers regulations, resources and key GAN information. It reviews grant obligations, carryover limits and liquidation periods. It also reviews requirements for cash management and monitoring in addition to what changes require approval, types of audits, and grantee’s reporting and records retention requirements.
Course Objectives:
After completing this course, you will be able to:
- Identify applicable regulations, resources, and key GAN information.
- Identify when obligations can be made, Title I Program carryover limits, the liquidation period for funds, and when funds revert to Treasury.
- Identify cash management requirements and how they apply to grantees and subgrantees.
- Identify requirements for grant monitoring.
- Identify changes that require prior approval.
- Identify types of audits, audit findings, and when an audit is required.
- Identify grantee responsibilities for subgrantees.
- Identify reporting and records retention requirements.
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Course Description: This 60 minute course provides ED grantees and subgrantees a high level overview of the concepts and regulations behind using Federal grant funds for allowable costs and activities. Divided into two modules, the course addresses the objectives presented below. At the end of each module, participants are asked questions that will gauge their understanding of the covered topics, but no score or grade will be given.
Course Objective:After completing this course, you should be able to:
- Identify key laws and regulations that guide the use of Federal funds for grant costs and activities
- Understand how Grant Award Notifications, grant applications, and state plans impact allowable and unallowable costs
- Define the concepts of allowable costs and activities
- Describe the importance and benefit of allowable costs and activities concepts in grant management
- Compare and contrast direct versus indirect costs
- Determine whether a cost is allowable or unallowable
- Explain how to protect against making unallowable costs
- Understand the consequences of incurring unallowable costs
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Costos y Actividades Admisibles
Utilice este enlace para iniciar el curso de Costos y Actividades permitidos.
Descripción del Curso: Este curso de 60 minutos brinda a los cesionarios y cesionarios secundarios del ED una descripción general de alto nivel de los conceptos y regulaciones detrás del uso de fondos de subvenciones federales para costos y actividades admisibles. Dividido en dos módulos, el curso aborda los objetivos que se presentan a continuación. Al final de cada módulo, se les hacen preguntas a los participantes que evaluarán su comprensión de los temas cubiertos, pero no se otorgará puntaje ni calificación.
Objetivo del Curso:
Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Identificar leyes y reglamentos clave que guían el uso de fondos federales para costos y actividades de subvenciones.
- Comprender cómo las Notificaciones de Concesión de Subvención, las solicitudes de subvenciones y los planes estatales afectan los costos permitidos e inadmisibles.
- Definir los conceptos de costos y actividades admisibles.
- Describir la importancia y el beneficio de los conceptos de actividades y costos admisibles en la administración de subvenciones.
- Comparar y contrastar los costos directos versus los indirectos.
- Determinar si un costo es admisible o inadmisible.
- Explicar cómo protegerse contra la incursión en costos inadmisibles.
- Comprender las consecuencias de incurrir en costos inadmisibles.
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Internal Controls
Use this link to launch the Internal Controls training course.
Course Description: This 40-minute courseprovides an overview of internal controls and explains what they are and why they are important. It also provides information about the categories of objectives, regulatory requirements and guidance to develop internal control systems, the components and principles of internal controls and the interrelationship between them.
Course Objective:
After completing this course, you will be able to:
- Define internal controls and their purpose.
- Define the categories of objectives (i.e., operations, reporting, and compliance) and understand how internal controls are applicable to all aspects of a grantee's or a grantee's parent organization's objectives.
- Locate and access internal control regulatory requirements and guidance.
- Understand the applicability of the "Standards for Internal Control in the Federal Government" publication (i.e., the Green Book) and the "Internal Controls - Integrated Framework" publication to develop internal control systems.
- Define the five components and seventeen related principles of internal controls.
- Understand the interrelationship between the categories of objectives, the five components of internal controls and an organization's structure.
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Descripción del Curso: Este curso de 40 minutos proporciona una descripción general de los controles internos y explica qué son y por qué son importantes. También proporciona información sobre las categorías de objetivos, requisitos normativos y orientación para desarrollar sistemas de controles internos, los componentes y principios de los controles internos y la interrelación entre ellos.
Objetivo del Curso:
Después de finalizar este curso, usted será capaz de:
- Definir los controles internos y su propósito.
- Definir las categorías de objetivos (es decir, operaciones, presentación de informes y cumplimiento) y comprender cómo se aplican los controles internos a todos los aspectos de los objetivos de un cesionario o de la organización matriz del cesionario.
- Localizar y acceder a los requisitos y directrices normativos del control interno.
- Comprender la aplicabilidad de la publicación "Standards for Internal Control in the Federal Government" (es decir, el Libro verde) y la publicación "Internal Controls - Integrated Framework" para desarrollar sistemas de controles internos.
- Definir los cinco componentes y los diecisiete principios relacionados de los controles internos.
- Comprender la interrelación entre las categorías de objetivos, los cinco componentes de los controles internos y la estructura de una organización.
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Course Description: This 45-minute course provides an overview of indirect costs. It will include how to define indirect, direct, and direct administrative costs and how to apply the Regulatory and Statutory Framework of these costs.
Course Objective:
After completing this course, you will be able to:
- Define indirect costs, direct costs, and direct administrative costs.
- Apply the regulatory and statutory framework of these costs.
- Define an indirect cost rate (ICR).
- Identify factors affecting allowability of costs.
- Determine the types of distribution bases.
- Calculate and apply an indirect cost rate.
- Understand the responsibilities of a grantee and cognizant agency when obtaining an indirect cost rate.
- Identify the types of indirect cost rates.
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Cash Management
Use this link to launch the Cash Management training course.
Course Description: This 45-minute course provides an overview of cash management guidelines, regulations and requirements on grant draw-downs and accrued interest, and consequences for non-compliance. An interactive exercise is included to engage the learner in the decisions required of a grant recipient related to cash management procedures.
Course Objective:
At the end of this course, learners will be able to explain:
- Identify and apply the cash management regulations for payments.
- Identify the legislation applicable to different types of grantees.
- Apply the requirements of minimizing the time between the drawdown of federal funds and the disbursement of those funds for grant activities.
- Apply, depending on the grantee type, the requirements for remitting earned interest.
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Administración del Efectivo para Subvenciones Discrecionales y de Fórmula: Retiros e Intereses Devengados
Utilice este enlace para iniciar el curso de Administración del Efectivo para Subvenciones Discrecionales y de Fórmula: Retiros e Intereses Devengados.
Descripción del Curso: Este curso de 45 minutos proporciona una descripción general de las pautas, regulaciones y requisitos de administración del efectivo sobre retiros de subvenciones e intereses acumulados, y las consecuencias del incumplimiento. Se incluye un ejercicio interactivo para involucrar al alumno en las decisiones requeridas del beneficiario de una subvención en relación con los procedimientos de administración del efectivo.
Objetivo del Curso: Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Identificar y aplicar las normas de administración del efectivo para los pagos.
- Identificar la legislación aplicable a las diferentes categorías de cesionarios.
- Aplicar los requisitos de minimizar el tiempo entre el retiro de fondos federales y el desembolso de esos fondos para actividades de subvención.
- Aplicar, según el tipo de cesionario, los requisitos para la remisión de los intereses devengados.
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Subrecipient Monitoring
Use this link to launch the Subrecipient Monitoring training course.
Course Description: This 60 minute course provides a high-level overview of monitoring subrecipients and is intended for grantees that make subawards. It is designed into four modules which cover related key information and processes, regulatory requirements, subrecipient monitoring plans, as well as a risk-based monitoring approach. At the end of each module, participants are asked questions that will check their understanding, but no score or grade will be given.
Course Objective:
After completing this course, you should be able to:
- Recall key definitions that apply to ED grant programs.
- Outline the characteristics of a subrecipient versus a contractor.
- Define pre-award activities.
- Explain the components of a subaward agreement.
- Describe the purpose of monitoring subrecipients.
- Identify the key attributes of effective monitoring.
- Outline ED and grantee monitoring roles and responsibilities.
- Identify regulations and requirements for monitoring subrecipients.
- Describe the purpose of a subrecipient monitoring plan.
- Identify the components of a subrecipient monitoring plan.
- Describe a risk-based approach to subrecipient monitoring.
- Describe a risk rubric and how it is used.
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Monitorización de Beneficiarios Secundarios
Utilice este enlace para iniciar el curso de Monitorización de Beneficiarios Secundarios.
Descripción del Curso: Este curso de 60 minutos proporciona una descripción general de alto nivel de la monitorización de los beneficiarios secundarios y está destinado a los beneficiarios que otorgan subadjudicaciones. Está diseñado en cuatro módulos que cubren información y procesos clave relacionados, requisitos regulatorios, planes de monitorización de beneficiarios secundarios, así como un enfoque de monitorización basado en el riesgo. Al final de cada módulo, se les hacen preguntas a los participantes que evaluarán su comprensión, pero no se otorgará puntaje ni calificación.
Objetivo del Curso:
Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Recordar las definiciones clave que se aplican a los programas de subvenciones del ED.
- Describir las características de un beneficiario secundario frente a un contratista.
- Definir actividades previas a la adjudicación.
- Explicar los componentes de un acuerdo de subadjudicación
- Describir el propósito de monitorizar a los beneficiarios secundarios.
- Identificar los atributos clave de una monitorización efectiva.
- Resumir las funciones y responsabilidades de monitorización del cesionario y del ED.
- Identificar regulaciones y requisitos para monitorizar a los beneficiarios secundarios.
- Describir el propósito de un plan de monitorización de beneficiarios secundarios.
- Identificar los componentes de un plan de monitorización de beneficiarios secundarios.
- Describir un enfoque basado en el riesgo para la monitorización de los beneficiarios secundarios.
- Describir una rúbrica de riesgo y cómo se utiliza.
Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA)
Use this link to launch the Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA) training course.
Course Description: This 45 minute course is intended to provide an introduction to the Federal Funding Accountability and Transparency Act, or FFATA. It is divided into two modules; Overview of FFATA Requirements and Navigating FSRS.gov Overcoming Common Reporting Challenges.
Course Objectives:
After completing this course, you will be able to:
- Identify which grantees must report under Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA)
- List the reporting requirements including the timeline for when to report
- Access USAspending.gov and FSRS.gov
- Identify and avoid FFATA reporting challenges
- Locate key on-line resources
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Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA) - Español
Utilice este enlace para iniciar el curso de Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA) Español.
Descripción del curso: Este curso de 45 minutos está destinado a proporcionar una introducción a la Federal Funding Accountability and Transparency Act, o FFATA. Se divide en dos módulos; Descripción general de los requisitos de la FFATA, y Navegación por FSRS.gov y Superación de los desafíos comunes de presentación de informes.
Objetivos del curso:
Después de completar este curso, usted podrá:
- Identificar qué cesionarios deben presentar informes según la Ley Federal de Responsabilidad y Transparencia de Financiamiento (FFATA)
- Enumerar los requisitos de presentación de informes, incluido el término de tiempo de cuándo informar.
- Acceder a USAspending.gov y FSRS.gov
- Identificar y evitar los desafíos de presentación de informes de FFATA.
- Localizar recursos clave en línea.
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Build America, Buy America Act (BABAA)
Use this link to launch the Build America, Buy America Act (BABAA) training course.
Course Description: This 30 minute course will provide information about the Build America, Buy America (BABAA) Buy America Sourcing Requirements, the U.S. Department of Education (ED) related policy elements and the impact on grantees. You will also learn about ED's related waiver policy.
Course Objectives:
After completing this course, you should be able to:
- List the Build America Buy America – Buy America Sourcing Requirements
- List the U.S. Department of Education's related policy elements
- Describe the requirements' impact on grantees
- Describe the ED's related waiver policy, Grantee Waiver Request Form, and process for waiver submissions and waiver reviews
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Build America, Buy America (BABAA) - Requsititos de Abastecimiento de Buy America
Utilice este enlace para iniciar el curso de Build America, Buy America (BABAA): Requsititos de Abastecimiento de Buy America - Español.
Descripción del curso: Este curso de 30 minutos proporcionará información sobre los requisitos de abastecimiento de Build America, Buy America (BABAA), los elementos de política relacionados con el Departamento de Educación (ED) de EE. UU. Y el impacto en los cesionarios. También aprenderá sobre la política de exención relacionada con el ED.
Objetivos del curso:
Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Identificar los requisitos de abastecimiento de la Buy America, Build America.
- Enumerar los elementos relacionadas con la política del Departamento de Educación de EE. UU.
- Describir el impacto de los requisitos en los cesionarios.
- Describir la política de exención relacionada con el ED, Grantee Waiver Request Form y el proceso para la presentación de exenciones y revisiones de exenciones.
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Course Objectives: After completing this course, you should be able to:
- Identify key statutes and regulations that guide the procurement process when using federal grant funds
- Discuss key points from the applicable regulations
- Identify the different types of procurements and when to use each type
- Navigate the procurement process and questions to ask along the way
- Identify key characteristics of a successful procurement system
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Administración del Proceso de Adquisición
Utilice este enlace para iniciar el curso de Administración del Proceso de Adquisición.
Descripción del Curso: Este curso de 30 minutos proporciona a los cesionarios y cesionarios secundarios del ED una descripción general de alto nivel de los conceptos y regulaciones para administrar el proceso de adquisición. Dividido en tres módulos, el curso aborda los objetivos que se presentan a continuación. Al final de cada módulo, se les hacen preguntas a los participantes que evaluarán su comprensión de los temas cubiertos, pero no se otorgará puntaje ni calificación.
Objetivo del Curso:
Después de finalizar este curso, usted debería ser capaz de:
- Identificar los estatutos y regulaciones clave que guían el proceso de adquisición cuando se utilizan fondos de subvenciones federales.
- Discutir los puntos clave de las regulaciones aplicables.
- Identificar los diferentes tipos de adquisiciones y cuándo usar cada tipo.
- Navegar por el proceso de adquisición y las preguntas que debe hacer en el camino.
- Identificar las características clave de un sistema de adquisiciones exitoso.