Qu'est-ce qu'Izimi?

Izimi fait figure de marginal dans le petit monde des services de stockage en ligne. Nous expliquons pourquoi la plateforme peut se révéler utile tant de votre vivant qu’après votre mort. 

Nous pouvons également vous donner tous vos apaisements quant à la sécurisation de la plateforme.

Enfin, nous vous indiquons les meilleures manières de stocker vos documents dans votre coffre numériques et nous expliquons comment les partager si vous le souhaitez.

Le bouton “Mes actes” vous donne directement accès à la Banque des Actes Notariés NABAN, où vous trouverez la liste de tous les actes que vous avez signés devant notaire depuis 2015. Tous les nouveaux actes viendront automatiquement s’y ajouter, deux semaines environ après leur signature. Donc, par exemple, pour l’achat ou la vente d’une maison, la souscription d’un emprunt hypothécaire, une donation devant notaire…

Pour le reste, c’est à vous de remplir le coffre numérique et d’y stocker ce que vous jugez intéressant. Par exemple, tous les papiers et documents officiels que vous conservez aujourd’hui dans un coffre (payant) à la banque. Ou les documents que vous avez reçus sous forme numérique et que vous avez stockés sur votre ordinateur, par exemple dans un e-mail. Vous pouvez bien sûr enregistrer des documents que vous avez vous-même établis, comme un fichier Word avec toutes vos données d’identification, la liste de tous vos comptes en banque et assurances-vie, vos déclarations de volonté, des photos de vos bijoux de valeur, etc. 

Attention ! Il est toujours important de conserver les documents qui servent de preuve d'un acte dans leur état original, c'est-à-dire sur papier. Si vous avez fait un don manuel à vos enfants, par exemple, et qu'ils ont intérêt à le prouver à un moment donné, à la fois aux autorités fiscales et aux autres héritiers. Mais la copie d'Izimi peut aider à signaler l'existence de cet original.

Ce qui est intéressant, c’est qu’Izimi permet de partager avec d’autres les documents que vous y avez stockés. Par exemple avec vos enfants, pour qu’ils soient complètement informés de vos affaires pratiques. Ou avec un notaire en particulier. Car, si vous partagez des documents directement avec lui sur cette plateforme, par exemple concernant des biens à votre nom ou des donations déjà reçues, cela facilitera la préparation de son dossier dans la perspective d’un prochain mariage et de la conclusion ou de la modification d’un contrat de mariage, de l’achat ou la vente d’une maison, d’un divorce, du lancement d’une entreprise…

C’est vous qui décidez ce qu’il doit advenir du contenu de votre Izimi quand vous ne serez plus.

Normalement, le coffre fait partie de votre succession. Cela signifie que, à votre décès, vos héritiers peuvent demander au notaire de leur choix de leur transférer le contenu de votre coffre (le notaire choisi peut leur facturer des frais pour cela). Ce transfert doit être effectué dans les 24 mois, après quoi le contenu du coffre est détruit. Si vous voulez que vos héritiers fassent les démarches nécessaires, il est donc essentiel de les informer de l’existence de votre compte Izimi. 

Mais vous pouvez aussi instaurer une autre préférence dans Izimi.

Par exemple, vous pouvez préciser que tous les documents ou certains d’entre eux seront partagés à votre décès avec une personne en particulier. Cela ne nécessite pas l’intervention d’un notaire : l’intéressé recevra un e-mail de la plateforme Izimi, qui aura elle-même été automatiquement informée de votre décès par la Banque carrefour de la sécurité sociale. 

Mais vous pouvez aussi décider que ce que vous avez stocké dans Izimi ne regarde personne. Dans ce cas, vous optez pour la destruction du contenu de votre coffre numérique immédiatement après votre décès. 

Quelle que soit celle des trois décisions choisies, ce contenu sera finalement détruit, soit après quelques jours déjà, soit après son transfert à vos héritiers ou à la personne que vous aviez vous-même désignée.  

La plateforme est globalement bien sécurisée.

L’emploi de la carte d’identité électronique (eID) ou de l’appli itsme pour accéder à Izimi offre une identification à la fois sûre (authentification à deux facteurs) et unique. 
Même chose pour les échanges de données entre votre appareil et la plateforme : nos tests menés avec un expert indépendant confirment qu’ils sont protégés par un protocole de sécurisation reconnu et fiable. 

L’antivirus intégré à Izimi a en outre parfaitement réagi face aux fichiers de test que nous lui avons soumis. 

Selon Fednot, vos données sont cryptées avec le standard le plus utilisé et le plus sûr actuellement et elles sont dupliquées dans trois centres de données différents en Belgique. Outre un gage de confidentialité, cela évite de perdre vos documents si l’un des centres de données est hors d’usage. La version mobile d'Izimi ne collecte pas de données personnelles et est protégée contre les attaques dites "de l’intercepteur", c’est-à-dire contre les cas où un pirate s’insinuerait entre vous et les serveurs Izimi pour intercepter vos données.

Mais rien n’est infaillible. Dès lors, faites des copies des documents importants stockés sur Izimi et conservez-les sur un autre support, comme un disque dur externe. 

Scannez les documents que vous ne possédez pas encore sous forme numérique, ou faites-en une photo numérique, pour pouvoir les télécharger. 

Bien qu’Izimi accepte une soixantaine de formats de fichiers, privilégiez le PDF et le JPG lors de la numérisation. Vous pouvez aussi convertir des documents numériques existants comme un .docx. en d’autres formats, pour en faire un PDF par exemple.

Votre coffre n’accepte pas les documents de plus de 50 MB. Cela vous laisse une marge suffisante : comptez quelques MB pour un PDF rempli d’images et de détails, et environ 5 MB pour une photo JPG de 16 mégapixels.

Un scanner ou une imprimante multifonction reste le moyen le plus pratique pour numériser vos documents. Si vous n’êtes pas familier avec le programme de numérisation fourni avec votre appareil, il existe des applis très simples comme Scanneur Windows, gratuite sur le Microsoft Store. 

Pour un document facilement exploitable et lisible, privilégiez le PDF et une résolution minimum de 150 pixels par pouces (ppp). Le JPEG (JPG) sera plutôt réservé aux fichiers d’images graphiques.

Vous n’avez pas de scanner ?

 Disposez vos documents sur la table, lancez l’appli Izimi sur votre smartphone et, avec un iPhone, vous pouvez directement numériser les documents avec l’appareil photo du mobile, les recadrer et les enregistrer en PDF. Sur un appareil Android, il faudra d’abord utiliser une appli tierce comme Adobe Scan.

Vous pouvez aussi simplement prendre une photo et la sauvegarder en JPG ou PDF, ou sélectionner des photos dans l’album de votre smartphone (et même les rassembler dans un PDF).

Vous pouvez classer tous vos documents dans une des catégories proposées par Izimi. Par exemple :

• “Informations personnelles” vous permet de conserver vos mots de passe ainsi que votre testament ou le testament qui vous désigne comme bénéficiaire, votre déclaration de volonté pour votre fin de vie, vos diplômes, une copie de votre carte d’identité, votre passeport, votre carte de groupe sanguin …
• Sous “Famille”, vous pouvez par exemple placer les cartes d’identité des enfants, leurs diplômes, votre mandat extrajudiciaire, votre contrat de cohabitation …

Izimi prévoit encore les rubriques “Vie professionnelle”, “Immobilier”, “Possessions”, “Mon logement”, “Santé” et “Finances”. Et une dernière catégorie pour les documents qui n’ont pas leur place ailleurs. 

En ajoutant des mots clés dans les paramètres, vous pouvez faciliter la recherche d’un document. 

Vous ne pouvez télécharger qu’un maximum de cinq documents à la fois. 

Ce n’est pas parce qu’Izimi est une émanation de Fednot que les notaires ont automatiquement accès à votre coffre-fort numérique. Vous seul pouvez accéder aux documents, sauf si vous en décidez autrement. 

Mais, si vous souhaitez effectivement partager des documents, vous pouvez le faire de manière sécurisée. Ajoutez la personne en question et son adresse e-mail comme contact.

Un e-mail généré automatiquement invite alors l’intéressé à faire partie de vos contacts et, dès qu’il a lui aussi ouvert un compte Izimi, le partage peut commencer. Ce partage peut être aussi restreint ou aussi étendu que vous le souhaitez. Vous décidez ce que vous partagez, et avec qui. La personne avec qui vous partagez n’a accès qu’à ce que vous partagez avec elle, et à aucun autre contenu. 

L’historique vous permet de suivre tout ce qui s’est passé sur la plateforme : connexions, déconnexions, téléchargements, etc. 

Quand vous partagez vos documents avec un notaire, vous avez la possibilité d’exiger la confidentialité du partage de ces documents, pour que seul le notaire y ait accès, et pas ses collaborateurs.