Japan 公式ブログ
Google の企業向けソリューションに関する公式な情報やユーザーの事例などを、いち早く皆さんにお届けします。
アシックスは、Google と共に IT のパワーで駆け抜けます
2016年10月18日火曜日
(※日本語字幕が表示されない場合は、動画右下の四角い字幕ボタンをクリックして日本語字幕をONにしてご覧ください)
ストリートファッションからオリンピック競技場にいたるまで、アシックスは 65 年以上にわたり、スポーツ用品ビジネスにおいて高品質な商品の提供を行ってきました。しかしながら、スポーツの世界において、長い歴史があるだけでは十分ではありません。スポーツ用品をはじめとした様々な革新は、アスリートたちを支え、彼らが最高のパフォーマンスを発揮し、さらなる進化を遂げることができるようになりました。
そのようなアスリートと同じように、アシックスも最高のパフォーマンスを引き出すためのツールを “IT” の分野で研究し続けています。あらゆる業界における多くの企業は、『刻々と変化するビジネス環境の中で、グローバルブランドの競争力を保ち続けるにはどうしたらいいのか?』という課題を抱えていますが、アシックスにとってそのひとつの鍵となるのは、イノベーティブな IT です。アスリートのパフォーマンスを分析したり、データを通じて顧客のニーズを予想したり、新しい方法で製品開発に取り組んだりするときにまさに原動力となるのが、テクノロジーの力なのです。アシックスのチームはグローバルに拡がっているので、世界中の従業員とつながるために、G Suite のツール(ビデオ会議、テキストチャット、ドキュメント、ドライブなど)を活用し、創造や協働といった作業を容易に実現しています。
アシックスと Google Cloud は、IT イノベーションの分野でパートナーシップを組み、世界中のアスリートにこれまでにない顧客体験を提供し、スポーツの世界を変えていきます。G Suite 製品についての詳細は、こちらをご覧ください。
https://gsuite.google.co.jp/
ネッツトヨタ富山株式会社も Google へ - Chrome devices for meetings を 本社と 8 営業所に導入。定例会議だけでなく、“常時接続” でさらなる一体感の向上へ
2016年8月10日水曜日
富山県の主要都市に、本社および 8 か所の営業店を展開するカーディーラー。これまで、週 1 回行われる店長会議など、様々な階層の会議体が本社で行われてきた。その移動時間を接客時間に振り向けるべく、2015 年 12 月、Chrome devices for meetings を導入。今後は、会議や打ち合わせだけでなく、全拠点で常時接続し全 社としての一体感をさらに向上させるなど、活用度を広げていく考えだ。
代表取締役社長 笹山 泰治氏(写真)
ネッツトヨタ富山は、県庁所在地である富山市に本社・本店およ び 3 店舗を構えるほか、高岡、魚津、砺波の主要都市に 4 店舗の計 8 店舗を擁し、約 270 名の社員が日々業務に就いている。主な会議体としては、毎週、8 店舗の店長や本社スタッフが集まっての店長会議や、部課長やメカニックなどの階層別・職種別のミーティングが適宜行われてきた。「当社は、富山県という狭いエリアに密着しているので、本社から最も遠い営業店でも車で 30 分という距離にあります。したがって、すぐに集まることもできるのですが、しかしその移動時間もばかにはなりません。そんな時間も節約して、その分を当社にとって最重要のお客様に接することに割きたいと考えていました。かといって、会議の代わりにメールや電話でのコミュニケーションでは、重要性や真剣さなどの“ 熱 ”が共有できないなどの欠点も感じていました。そんな時にネットで Chrome devices for meetings の日本でのリリースを知り、『これは使えそうだ』と感じたのです」と代表取締役社長の笹山泰治氏は言う。
同社では、2012 年 7 月に Google Apps for Work を全社に導入し、以来 Gmail や Google カレンダー、Google ドライブなどを活用してきた。「全社員が Google のサービスにはかなり親しんでいたと思います。また、Google のサービスの先進性もわかっていましたので、Chrome devices for meetings もいいものに違いないという信頼感はありましたね。ほかの製品は価格をチェックするぐらいでしたが、Chrome devices for meetings は何といっても低価格だったので、抵抗感なく購入を決めました」と笹山氏は言う。「カーディーラーの業界は、意外に IT 化が遅れている」(笹山氏)という環境の中、同社ではこれまで、携帯電話やスマートフォン、タブ レットといったデバイスが新しくリリースされると積極的に導入し、社員に貸与してきた。「業務が効率化できるツールなら積極的に導入 しようという考え」(笹山氏)があるためだ。Chrome devices for meetings も、そうした一環として位置づけたのだ。また、スマート フォンなどからも Chrome devices for meetings での会議に参加できるのは、外回りも少なくない営業主体の会社として活用の幅が広がるとの予見もあった。
管理部課長 田村 守氏
導入を決め、そのテストをしている時のこと。「実際に何人かの社員に使ってもらったところ、ある女性社員が即座に『電話だと説明しにくいモノも、画面に実際に映し出して説明すれば一目瞭然で伝えることができる』と言ったのです。社員はこういったツールの活用法をすぐに考え出すと感心しました」と管理部課長の 田村守氏は目を細める。
まず、店長会議。「移動する必要がなくなって、全員に好評です」(笹山氏)。導入してまだ日が浅いので、削減し営業時間に振り向けた分、業績向上に繋がるといったところまでは至っていない。しかし、「Chrome devices for meetings の導入を機に、時間は非常に貴重な資源という認識はさらに広まっている」と笹山氏は言う。
実際に顔を合わせることで “熱” も伝えることにこだわる笹山氏であるが、「Chrome devices for meetings でもリアルの会議に遜色 はない」と評価する。「高解像度の画質と音質がクリアなので、臨場感があります。また、発言者の表情を自動的にクローズアップする機能は、想いや熱を伝えるのに十分ですね」
使い方が極めて簡単なことから、「会議やミーティングだけでなく、もっと普段から活用したい」と笹山氏。そこで、各拠点に大型のディスプレイを設置し、それぞれ全拠点の映像をリアルタイムで映し出すといった使い方を検討している。「各拠点で朝礼をしているのですが、その場では受注などの成果発表も行って います。これを Chrome devices for meetings 上で合同で行えば、もっと盛り上がると思うのです。さらに、前日に受注を決められなかった営業所は、強い刺激を受けることになりますね(笑)」 従来は、会議以外では本社をハブとして各営業所と 1 対 1 の連絡を行うスタイルが大半であった。そこ に Chrome devices for meetings が常時接続されることで、営業所同士や複数の営業所の間で随時コミュニケーションが取られるようになることも意図している。「当社は営業エリアが狭いからこそ、昔から一体感のある組織運営をしてきました。それが一層高められるのではないかと期待しています」 と笹山氏は強調する。
ネッツトヨタ富山株式会社の導入事例
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潤和会記念病院も Google へ - G Suite を 病院の情報インフラとして活用。BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新!
2016年8月3日水曜日
潤和会記念病院は、2010 年に、グループウェアを G Suite にリプレイス。その背景には、台風による大水害でサーバーが被害を受けるリスクにさらされたことや、コスト構造などの問題があった。G Suite へのリプレイス後は、院内の情報伝達やコミュニケーションの改善、業務効率化を劇的に向上させている。
同財団の中心的施設である潤和会記念病医院では、Lotus Notes上で稼働する電子カルテシステムを使用していた。ただし、「カレンダーや掲示板などの本来のグループウェア機能は、とっつきにくさのせいかあまり使われなかった」と IT 管理室の服部正樹室長は言う。コミュニケーション手段は緊急度や内容に関係なく電話に集中し、診察中の医師を煩わせるといったこともあったという。一方、連絡事項の伝達手段として、メールや Lotus Notes の掲示板のほかに院内 Web サイトの掲示板がつくられるなど分散化。「周知徹底がスムーズにいっていなかった」と服部氏は言う。
Lotus Notes のサーバーは病院建物の 1 階に置かれていたが、2005 年 9 月、台風 14 号ですぐ隣を流れる大淀川の支流の 1 つが氾濫。間一髪でサーバーを避難させるという事態が生じる。「このことで、どんな時でも医療サービスを提供できるように情報システムは安全を第一に確保すべきという認識が高まりました」コスト管理面でもメンテナンスで予定外の費用がかかるなどの問題があった。
2010 年 3 月、Lotus Notes の更新を機に電子カルテシステムをより一般的なシステムにリプレイスすることとなった。以前からGoogle の各種サービスを活用していた服部氏は、G Suite の存在を知り「グループウェアとしてぜひ使いたい」と考えたという。
「電子カルテをクラウド化するには様々な課題がありましたが、グループウェアはまずクラウド化すべきと提言、異論は出ませんでした。BCP やコスト管理の問題がクリアできる上、サーバーメンテナンスなどの業務負荷を解消し、限られた要員の IT 管理室の業務効率を大幅に向上できる見通しもあったためです」
服部氏は複数の製品と比較検討し、最も移行しやすかったG Suite を選定。同年 10 月に 750 アカウント導入した。
共有の PC は、それぞれの ID カードで SSO (シングルサインオン)。
「電子カルテ以外の情報システムもフル活用してコミュニケーションを促進させ、業務環境をさらに改善したかった」と言う服部氏は、全職員が必ず使うよう一計を巡らす。パソコン端末を立ち上げる際に IC カードをかざしてログインするが、その際に G Suite にも自動的にログインし、Google サイト で構築したポータルサイトが立ち上がるようにしたのである。「まず業務連絡事項を強制的に見せるようにしました。さらにカレンダーの共有やサイトづくりが簡単に行えることをアピールすると、各部署がいろいろと活用を始めてくれました」
G Suite が導入された際、「現場はスムーズに受け入れられた」と看護部 N6 階病棟師長の山本直美氏は言う。
「まず、電話の代わりにハングアウトのチャット機能を使うようになりましたね。誰がアクセスしているか一目瞭然ですし、タイムリーに返事も来ました。緊急時以外、診察中のドクターに電話しなくても済むようになりました」
看護部では、働きやすい労働環境づくりや業務効率化などのため、看護師へのアンケート調査をひんぱんに行っている。
従来は手作業で集計していたが、「Google フォームで自動集計しグラフまでできるので、非常に便利になった」と評価する。また、かつてインフルエンザが流行した際、職員の罹患状況の集計に手間取った反省に基づき、スプレッドシートでの罹患状況の経過管理表を作成。迅速化・効率化を実現した。「各所で刻々と変化する状況を把握し最新状況を集計するのに、スプレッドシートは最適」と服部氏は言う。
Google カレンダーも、様々なグループ単位で共有するカレンダーを作成。
チーム内でのスケジュール管理が格段にやりやすくなった。
また、最近ではハングアウトも活用し、院外で行われる研究会などを同時中継して視聴参加機会を広げ、人材育成にも役立てているという。「迷惑メールも一掃され、フィルタリングにかかっていた年間 140万円が不要になるなどコストも 5 年間で 1000 万円は削減できました。リプレイス前の課題はほぼすべてクリアでき、今後もさらに活用を進めていきます」と服部氏は結ぶ。
潤和会記念病院の導入事例
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島村楽器株式会社も Google へ - 保守にまつわる労力が 100 分の 1 に! ランニングコストの削減と同時に、全店舗での スケジュール共有により業務効率化も実現
2016年7月29日金曜日
郊外型ショッピングセンターを中心に 38 都道府県 160 店舗を展開する、楽器売上国内ナンバーワンの総合楽器店・島村楽器株式会社。楽器販売のほか、音楽教室運営事業、オリジナルブランド商品開発など、楽器にまつわる事業を多彩に展開する。昨年は弦楽器とクラシックギターの取扱に特化した、店舗・教室・工房一体型の専門店「シマムラストリングス秋葉原」をオープンしたほか、初の海外進出(北京)も実現。精力的に事業を拡大し続けている。
管理部情報システム課 山川 竜 氏(写真左) / 石井 努 氏(写真右)
2010 年頃の島村楽器株式会社は、当時同社で働いていたスタッフ約 1800 名分のメール(店舗アカウントは共有だったため、約 400 アカウント)を社内サーバーで運用。メールクライアントにはオープンソースの Thunderbird を利用していた。同社情報システム担当の山川氏は当時をふり返り、「このシステムを組み上げた当初( 2000 年)は問題なかったが、メール利用頻度の向上や、添付されるデータの増大などによって、この頃にはトラブルが頻発するように。破損したメールボックスをサルベージするという作業が情報システム課の通常業務になっていました」と言う。
そこで新しいメールシステムへの置き換えを検討したのだが、当時主流になり始めていた Web メールシステムは、従来の POP メールシステムよりもコスト面での負担が大きく採用に踏み切ることができなかった。「オンプレミスでこれを実現しようとすると、従来システムの数倍の費用がかかることが分かりました。トラブルを根本的に解決したい気持ちはありましたが、さすがにこれは厳しい」
そんな中、俎上に上がったのが Google のクラウド型オフィススイート G Suite。山川氏が衝撃を受けたのは何よりその価格だったと言う。「当時、クラウド型も含め、いろいろな可能性を検討していましたが、G Suite はそれらの中で断トツのコストパフォーマンス。メールボックスのサイズや機能など、これほど高機能なものをここまでの価格で提供しているサービスはほかに見当たりませんでした。従来システムと比べても、ほぼ同額かそれ以下だというのだから驚かされました。その後、より具体的に導入を検討するために参加したセミナーで Google の営業担当者から採用しない理由を問われ、一つも思い浮かばなかったことで導入を決心しました」
もちろん、オンプレミスからクラウド型に移行することには社内から懸念の声も上がっていた。また、これまでと使い勝手が変わってしまうことに対する現場の不安も少なからず伝わってきた。「セキュリティ上の懸念については、これを丁寧に対応、説明していくことでこれを解消していきました。操作感の変化については、スタッフ各人に個人向け Gmail サービスの利用を推奨。あらかじめ Web メールに慣れ親しんでおいてもらうことで、業務メールシステム移行に伴うストレスを軽減できるよう配慮しています」
なお、移行の際、現場からの声でもっとも多かったのが、Gmail の見た目(UI)に対する違和感。Thunderbird など、当時のメーラーは 3 カラム方式が主流だったため、 Gmail の 2 カラム表示が見づらい、分かりづらいと言う意見もあった。「とは言え、これは単に慣れの問題。優れた安定性や、アクセス性の高さなど、メリットの部分を享受するにつれ、そういった声は自然となくなりました」
まず、目に見えて大きな効果として、それまで情報システム課の“通常業務”だったメールの保守・メンテナンス作業が激減。「それまでの労力を 100 だとしたら、それが一気に 1 になりました。無駄な作業が減り、改善や新規導入など、“前に進む”ための業務に集中できるようになったのが何よりありがたいですね」。これに伴い IT 部門スタッフの残業時間も激減。月あたり 15 時間程度、残業の多いスタッフでも 20 時間程度に抑えられるようになった。
また、G Suite のメール以外の機能も、島村楽器の業務効率向上に貢献しているとのこと。例えば Google サイトを使った社内ポータル構築はその一例。プロジェクト単位で手軽にポータルを作れるなど、社内情報共有がよりスムーズになった。「今年 2 月からは新たに Google カレンダーを使ったスケジュールの共有も始めました。弊社はその性質上、エリアを担当するマネージャーや店長、技術スタッフが複数店舗を移動するので、それを一目で分かるようにしました。そして何より、これらを 1 つのアカウントでまとめて管理できるようになったことが、G Suite 導入、最大のメリットでした」
また、当初想定していなかった意外な効果として、社内 PC のコスト減も挙げられると言う。業務システムの多くをクラウドに移行したことで、必要となるスペックが低下。現在、島村楽器では約 1000 台の PC が稼働中なのだが、そのほとんどが安価なリサイクル品を利用している。これによって削減されたコストは何と数千万円単位。
「これから数多くのメリットを受け、現在弊社では、“Google 寄せ”という言葉が生まれるほどに。今後もさらにいろいりなことを試してみたいです。次は、距離の離れた店舗同士のコミュニケーションが取れる Google ハングアウトの活用を検討中です」
島村楽器株式会社の導入事例
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生活協同組合連合会コープネット事業連合も Google へ - 重要な定例会議でも Chrome devices for meetings を活用。高画質の映像で臨場感にも満足
2016年7月21日木曜日
1 都 7 県の生協および子会社による連合会のコープネットは、主に災害発生時などにおける BCPに備えて、Chrome devices for meetings を導入した。誰でも簡単に使える操作性と画質の良さなどにより、平時でも離れた拠点間で毎日行われる重要な会議や打ち合わせに活用。参加メンバーの移動時間や交通費の削減に成果を挙げている。
情報システム システムサービス部
OA 課 課長
若宮浩太郎氏(写真)
コープみらい(東京、千葉、埼玉)、いばらきコープ、とちぎコープ、コープぐんま、コープながの、コープにいがたという 1 都 7 県の生協が加盟する、コープネット事業連合(略称:コープネット)。商品、物流、生産、システム、経理、人事教育などの共通基盤を整備し、宅配や店舗、サービス事業などのチェーン本部機能を共同で構築している。したがって、災害などの問題が発生した緊急時には、コープネットおよび各コープの本部間で即座に連絡を取り合う必要性が生じる。「ところが、東日本大震災が発生した時、電話が通じず連絡が取れない事態が生じました。そこで、BCP のためのしくみを整備する必要性が浮上したのです」とシステムサービス部 OA 課課長の若宮浩太郎氏は打ち明ける。
さっそく総務部がテレビ会議システムなどを検討し、いくつかの製品をピックアップ。「しかし、価格が非常に高く、役員会でペンディングとなりました」
コープネットでは、 2009 年末から G Suite を導入して活用している。以来、導入を担ったリセーラーや Google から適宜、新しいプロダクトやサービスの情報提供を受けていた。そんな 2014 年の夏、Chromedevices for meetings の日本市場への投入の情報がもたらされる。「最適なテレビ会議システムを探し続けていたさ中のことで、これは非常にいいものが登場したと思いました。まずは試してみようと、2 拠点に置く 1 セットを購入しました」と若宮氏は振り返る。
若宮氏は「1 セットで 20 万円程度ならば、資産とせず消耗品として購入できる。というぐらいの軽い気持ちで導入した」と言う。2014 年 10 月に 2 台が試験的に導入された。
ちょうど当時、南浦和にあるコープネットの労働安全衛生課に千葉保健室のスタッフが足を運ぶ定例会議が週 1 回行われていた。「片道 1 時間半ほどかけて通っていたので、何とかならないものかと言われていました。そこで、さっそくChrome devices for meetingsを試してみることにしたのです。結果は上々でした。1 人とはいえ、往復に要する 3 時間や交通費をカットできる効果は大変大きいことが実証できました」
そして、翌 2015 年 1 月、12 台を追加購入し、コープネットおよび各県のコープ本部のそれぞれに設置した。その後さらに 2 台を追加し、2016 年 5 月現在、16 台を導入している。
情報システム システム企画担当
黒須喜則氏
2016 年 5 月現在で最も活用しているのが、若宮氏の所属する情報システム。同部では次期基幹システムの開発が佳境を迎えており、毎日朝と夕方それぞれ 2 社のシステム開発会社と進捗状況を共有するミーティングを行っている。システム開発会社の一部のメンバーが横浜の拠点にいるので、それまでは電話会議システムを用いていた。「電話だとお互いの顔が見えず、コミュニケーションに不完全さがありました。こちらが話している時、相手の表情を見て理解度が低そうなら説明のし方を変えるなどの工夫もできますが、電話会議では不可能ですから」と若宮氏は指摘する。
同会議には総勢 30 人ほどのメンバーが参加している。
「開発スケジュールの遅延が許されないために、毎日 2 回緊密に状況の確認を行う重要な場となっています。Chrome devices for meetings は、画質のよさで相手の表情も鮮明にわかるので、テレビ会議でも臨場感がありますね。電話会議からは格段によくなりました」と情報システム システム企画担当の黒須喜則氏は評価する。
コープネットにおいては、Chrome devices for meetings は担当者が Google カレンダー に予定を入れて使用予約をしている。「あとは会議当日に双方の Chrome devices for meetings のスイッチを押すだけで会議を始められます。誰でも非常に簡単に使えるところがいいですね」と若宮氏。さらに、メンテナンスや予算管理の簡便さも評価する。「ほかのテレビ会議システムは、カメラやスピーカーなどのデバイスはそれぞれ別のベンダーが管轄しており、メンテナンスなどはバラバラに対処しなければなりません。一方、Chrome devices for meetings はワンストップで OK。こうした煩わしさがない点もいいですね」
生活協同組合連合会コープネット事業連合の導入事例
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株式会社ビームスも Google へ - G Suite の導入から数年が経過。現場スタッフが独自の活用法を編み出すなど今では無くてはならないツールに!
2016年7月20日水曜日
株式会社ビームスについて
「日本の若者の風俗・文化を変えよう、その旗頭になろう」という思いを胸に、1976 年に設立されたセレクトショップ、株式会社ビームス。その社風は、同社のファッションイメージ同様、フレキシブルな感性をなにより優先する自由さに満ちあふれている。現在の店舗数は東京原宿の旗艦店を中心に、日本および香港、中国本土、台湾、タイの合計約 150 店舗(オンラインショップも運営中)。国内で働く 1600 名のスタッフをG Suite が支えている。
今回は
情報システム本部 情報システム部 システム開発課係長
草野亜子氏にお話を伺った。
株式会社ビームスが G Suite を採用したのは、今から 2 年前のこと。それまでは他社のメールソフトとグループウェアをオンプレミスで運用していた。全く関連性のない 2 つのシステムを使い分ける負担、モバイル利用を想定しない設計(タブレットなどからの社外アクセス時に別アカウントが必要となる)などがスタッフの負担になっていたほか、安定性についても問題があり、サーバーがダウンして業務が進められなくなるということがまれに発生。年中無休のビームスのような環境では 365 日 24 時間無休の監視体制が必要となる。そのことも大きな負担になっていた。「そこで、1障害が発生しない、発生しても止まらない、2ハードウェア購入やネットワーク構築にコストがかからない、3運用コストがかからない、という 3 つを基本条件に、クラウド型サービスの導入を検討することになりました」(同社情報システム部・草野亜子氏)
数あるクラウド型サービスの中から、G Suite を採用した理由について、草野氏は次のように語る。「圧倒的なブランド力と、それを支えてきた先進性が第一の理由となりますが、弊社の “日本の若者の風俗・文化を変えよう、その旗頭になろう” というカルチャーに合うのが Google のような気がしたのです」。導入前にはGoogle オフィスも訪問し、導入を決定した。
デスクワーク以外の業務を主とする店舗スタッフを含み、すべてのスタッフがすぐに慣れ、使いこなせるよう、 Google サイトを活用したわかりやすいポータルを作るなどといった工夫を施した結果、導入2 週間後には同社スタッフ約 1600 名(当時)の移行が完了。今では、それぞれのスタッフが自発的に G Suite の機能を使いこなし始めているとのこと。業務のやり方が変わりつつある。
「中でも特に驚かされたのが、 Google スプレッドシートを利用した情報共有。従来、店頭動向確認など、本部と店舗とのやり取りは個別メールで行なっていました。メールの回答方法が担当者によって異なるため、そのとりまとめが大きな手間となっていたのですが、これをスプレッドシートにまとめて一斉回答を促すという手法が生まれたことで状況が一変。本部が簡単な質問状を作り、それを店舗スタッフが埋めていくというやり方ですね。指定のセルに回答を書き込むだけなので、負担も小さく、本部側からしてみても、手軽に情報を一元化できるというメリットがあります。情報をどんどん追記していく方式なので、過去の情報を手軽に検索できるという副次効果も。ちょっとした書き込みからバイヤーが新たなニーズに気がつき、新商品が生まれたという例もあります」(草野氏)
ちなみにこの手法、情報システム部が発案したものではなく、現場スタッフから自然発生的に生まれてきたものなのだそうだ。現在は、店頭動向の情報収集などのほか、店舗施策へのアンケート、繁忙期のシフト管理など、幅広い用途にこの方式が利用されている。
また、ビデオ会議システム、 Google ハングアウトもスタッフの働き方を変えた。同社には原宿の営業統括本部のほか大阪にもオフィスがあり、大きな会議の際にはそこで働くスタッフが上京する費用的・時間的コストが発生してしまっていたのだが、近年はそれをビデオ会議で解消。同じ都内ではあるが、江東区・東陽町にあるロジスティクス部とのやり取りもよりスムーズに行なえるようになった。「現在は、新卒採用面接でもこれを使えないか実験中。海外留学生との面談をビデオ通話で行なうことで、これまで取りこぼしてしまっていた優秀な人材をきちんと確保できるようにしたいと考えています」(草野氏)
スタッフが新システムに慣熟してきた現在、さらなる活用・移行も検討中。現在、俎上に挙がっているのは、 Google ドライブを利用したデータの共有だ。 2 年前のシステム大刷新時、大きな混乱を防ぐため、データ共有手法に付いては従来システム(社外ストレージサービスの利用)を継承してしまっていたのだが、いよいよこれもまとめていきたいと考えているのだと言う。「 Google ドライブにまとめてしまえば、これまで別途購入していた Officeアプリの費用も削減できるメリットがあります。現場から “変える” ことに対する不安感があるのは否めませんが、かつての革新でメールシステムの安定性や自由度が高まり業務効率が上がったことは誰もが理解しているはず。コスト面でも、運用面でも、今後は可能な限り G Suite に一本化していきたいですね。また、現在は社内だけでクローズドな運用を行なっているのですが、Google ハングアウトなどは、今後、関連企業とのやり取りにもつかっていきたいです」(草野氏)
株式会社ビームスの導入事例 PDF は
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「一風堂」も Google へ - コミュニケーションや情報共有基盤の整備に G Suite を活用
2016年7月15日金曜日
ラーメンの人気ブランド「一風堂」。2008 年、ニューヨークはマンハッタンに「IPPUDO NY」をオープンさせ、世界的な “RAMEN ブーム” に拍車をかけました。 同チェーンを運営し成長を続ける
力の源カンパニー
は、2013 年、全社に G Suite を導入。拠点がグローバルに拡大を続ける中、社内におけるコミュニケーションや情報共有基盤を整備し、一層の発展を期しています。
「ラーメンという日本の文化を世界に伝えたい」という一風堂マインドを、言語や文化を超えて世界に届ける取り組みのなか、G Suite を使って、想いや技術を共有し、海外のスタッフにも一風堂マインドを浸透させています。国境を超えた一つの IPPUDO としての一体感を生み出していくさまをビデオでご覧ください。
「一風堂」Google Apps 導入事例ビデオ
また、
力の源カンパニー
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導入事例 PDF
も合わせてご覧ください。
今回は、管理・支援本部 副本部長 IT 支援グループ グループリーダー 川崎 龍太氏 及び 副事業部長 具志堅 晃司氏 にお話を伺いました。
2008 年のニューヨーク進出以来、アジアだけでなく、オーストラリアやヨーロッパなどに 55 店舗(2016 年 4 月現在)をオープンさせ、ラーメンをはじめとする日本の食と文化で世界中を魅了している力の源グループ。そこで生じ始めたのが、社内のコミュニケーションや情報共有の不足という問題だった。 「以前の規模なら、福岡の本社で顔を合わせてのコミュニケーションもしやすかったのですが、拡大に伴いそれも困難になってきました。 グループの製麺会社なども含めて健全に発展させていくためには、グループ全体を大きな一つの組織と捉えて意思統一を図る必要があります。そこで、情報ツールを導入して解決を図ることにしました」と IT 支援グループの川崎龍太氏は説明する。 従来利用していたツールは、メールと掲示板程度。メールは本部スタッフおよび各店に 1 台ある PC に 1 アカウントずつ配分され、個人間のやり取りには適さなかった。また掲示板は社内環境でしか見ることができず、古くて使いにくいものだったという。
川崎氏らは、メールやカレンダー、ストレージ共有などとともに Web 会議もできるグループウェア製品を求め、Microsoft Office 365 やサイボウズなどとともに、G Suite をチェックした。その結果、G Suite を選定。理由について、川崎氏は次のように説明する。
「デスクでパソコンと向き合う事務仕事とは異なり、ラーメン店のスタッフの仕事はお客様と向き合うこと。そのため、IT にはさほど馴染みがない人が多いんです。ですから、一番取っ付き易く世界的にユーザーが多い G Suite がふさわしいと考えました。また、コストや機能の揃い具合も、様々な点において G Suite が他をリードしていました」 2013 年 4 月、約 260 人の社員および各店舗に G Suite を合計 750 アカウント導入。それとともに、川崎氏らが拠点を回って説明会を実施し基本的な使い方をレクチャー。また、社員に iPhone を支給し、モバイルでの情報環境を整備した。
導入効果は、まず日本から離れている海外拠点に顕著に表れた。Gmail 以外に、Google カレンダー と Google ドライブ、ハングアウトを特に活用しているという UK 事業部副事業部長の具志堅晃司氏は次のように言う。
「ヨーロッパには、ロンドンの 2 店舗および工場とパリ・サンジェルマン店の 4 拠点があります。それぞれを結んでのミーティングや、ヨーロッパの店のマーケティング施策などをバックアップしているシンガポールや日本とも結んでミーティングをすることもよくあります。その際にハングアウトを活用しています。会社はテレビ会議システムを導入していますが、装置が置かれた会議室などでしか使えません。また、海外とは通信環境によってデータ送信が遅くなり使えないこともあります。ミーティングのメンバーは外を動き回ることが多く、その点、ハングアウトはモバイル端末でいつでもどこでもほぼ快適に使えますので、便利ですね」
日本国内でも、ハングアウトは離れた個人間のちょっとしたミーティングなどに活用され始めているという。 「わざわざテレビ会議システムを使うほどではない気軽なコミュニケーションには最適。」と川崎氏。 Google カレンダーなら、移動の多い具志堅氏らがいつどこで何をしているのかがわかるほか、テレビ会議システムの予約などの施設管理としても活用している。
また具志堅氏は、Google ドライブにヨーロッパ各拠点のサプライヤーとの取引文書やインボイスの書類などを集約、会計事務所との受け渡しにも活用している。 「それまでは、店や工場を回って回収したものを PDF にして保管するという手作業を行っていましたが、紛失リスクや回収する手間暇がかかっていました。それが大幅に効率化できました。」
そのほか、移民の多い EU における店舗スタッフの個人情報管理という海外拠点特有の使い方もある。 「日本国内では、社内に散在していたマニュアルや発注書などのフォーマットを格納し一元管理するのに利用しています。新店舗オープンの際の準備がスムーズになりました」と川崎氏は言う。 そのほか、 Google サイトを活用して掲示板(ポータルサイト)を再構築し、宛先が特定されていない情報共有への活用が始まっている。
「各部署に権限を渡し、それぞれが責任もって情報を更新する体制ができています」(川崎氏) 今後さらに G Suite の活用を進め、同社のさらなる成長を支えるインフラとしていく構えだ。
力の源カンパニー
の導入事例 PDF は
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をご覧ください。
Google Apps for Work その他の導入事例は
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株式会社グローバルダイニングも Google へ - G Suite のアカウントを 1600 人のアルバイト全員に発行。 BYOD で通達の徹底を図る
2016年7月13日水曜日
「権八」「カフェ ラ・ボエム」「モンスーンカフェ」など 54 店舗の飲食店を展開。2009 年に G Suite を導入し、社外秘のマニュアルをセキュアに閲覧できる環境構築、内部統制のための ID 管理業務の効率化などにも活用の幅を広げている。2015 年 12 月、約 1600 名のアルバイトスタッフ全員にもアカウントを発行し、BYOD に舵を切った。ハングアウトのメッセージで、伝達事項の徹底化を図る。
今回は、
経営企画グループ 情報システムチーム チームリーダー
吹上哲也氏 にお話しを伺った。
同社が 2009 年 8 月に G Suite を導入する以前は、グループウェアとしてサイボウズをオンプレミスで利用していた。PC 端末は本社は1 人 1 台であったが、店舗においては基本的に店長室に数台が置かれ、スタッフが適宜使用していた。飲食店という業態上、PC を使う時間帯は限られており、サーバーにアクセスが集中。「200 人用の製品をそれ以上の人数が使っていたこともあり、忙しいのに動作が遅くストレスフルな状況に。しかしサーバー増強ではきりがないと考えた」と経営企画グループ情報システムチームの吹上哲也チームリーダーは振り返る。末端のアルバイトスタッフ全員が PC を操作するという環境でもなかったので、本社からの伝達事項などはプリントアウトして配布し周知するという対応が取られていたが、3 交代制ではなかなか徹底されなかった。また、店舗スタッフには東南アジアや中国などの外国人が多く、表示言語が日本語だけという問題もあった。「『タイトルや本文欄などは感覚的にわかっても、いざ送信ボタンを押す時に本当に正しいのかわからずためらう』という不満が届いていたのです。多言語対応の必要性が浮上していました」
さらに、情報システムチームにおいてはオンプレミスによるサーバーのメンテナンスや負荷分散などの手間も要していた。こうした諸問題の解決のため、サイボウズの契約更新を機に吹上氏らはクラウド環境製品へのリプレイスを検討する。
5 つほどのクラウド型グループウェア製品の、セキュリティ性やアプリケーションの機能性、価格などについて比較検討。それらにおいて最も優位で、かつ唯一多言語対応の G Suite が選定された。2009 年の当時最重視されたのは、クラウド型を採用するにあたってのセキュリティ性。「ポータブルで使えるのはいいとしても、社内文書を添付したメールが社外の環境で見られてしまうなどの事態が起きてはいけません。その点、G Suite はシングルサインオンによるアクセス制御で社内環境からでしか閲覧できない設定が可能でした。これが大きかったですね」
また、以前から個人的に Gmail を使用していた吹上氏は「諸機能の便利さを実感していたことも大きかった」と言う。一方、多言語対応については、「グローバルに使われているマイクロソフト製品にも当然期待したが、そうではなかったようだ」と指摘する。
G Suite 導入後、多言語に対応できるようになったことで、外国人スタッフからの操作の問い合わせは殆どなくなりました。Googleドライブ はスタッフ用のマニュアルや調理手順書をアップするなどして活用を予定。これら社外秘のドキュメントはダウンロード制限をかけて社外流出を防ぐ。また、スプレッドシートと Apps Script を活用し、内部統制のために必要な ID・パスワードの変更管理業務を効率化。「ASP の受発注システムを用いて店舗ごとに食材の発注をかけていますが、各店舗の ID・パスワードを年 2 回変更しなければなりません。従来は手渡ししていましたが、スプレッドシートと Apps Script で関係者 150 名のアドレスに自動的に通知する仕組みをつくりました。劇的に楽になりましたね」
そして同社は 2015 年 12 月、約 1600 名のアルバイトスタッフ全員にもアカウントを発行し、BYOD に舵を切る。スマートフォン所持率が 98% と極めて高いことが背景にある「社内報サイトで『料理コンテスト○月開催結果』といった情報更新が行われるごとに、そのリンク情報をハングアウトのメッセージで全員にプッシュ通知しています。メールのように見に行かなくても画面にポップアップされるので、自然に目に触れさせることができます。これで伝達率を高めるねらいがあります」と吹上氏は言う。従来は電話もよく使われていたが、電話では「聞いた・聞いていない」といった問題や、繋がらなかった際の再架電の手間が生じる。エビデンスが残るメッセージならそうした心配はない。セキュリティに関しては、シャドー IT 対策として、ドメイン内でのみ使えるようにし、社外への発信ができないように制限をかけてクリアしている。
そのほか、各店舗を査察するチームが、スマートフォンで現場の状況について声でレポートしながら撮影した動画を Google+ にアップし共有するなどの活用法を検討している。
「従来は写真に文書を添えて提出していましたが、動画 1 つだけアップすればいいのでかなり効率化できると考えています」アルバイト全員へのアカウント発行というケースはそうそうない。流動性も高く多様化が進むレストラン産業であるが、アルバイトを含む形での G Suite の利用は先進的といえる。
株式会社グローバルダイニングの導入事例 PDF は
こちら
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G Suite のその他の導入事例は
こちら
をご覧ください。
株式会社ガリバーインターナショナルも Google へ - Google Apps for Work の導入で会社のグローバル化に大きく貢献。
2015年10月21日水曜日
Google Apps for Work の導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに。
ハングアウトを常時接続し、国内・海外拠点ともタイムレスに仕事ができる環境を構築!
株式会社ガリバーインターナショナルについて
車の買い取りや販売を行うほか、「クルマのこと」に関わる様々な事業を展開している。設立当初は「買い取り」という業態そのものはまだ存在しておらず、中古車は価格設定があいまいであったため業界全体が不透明に見られがちであった。同社は、顧客に全国均一価格の提示を可能にし、中古車を適正価格で流通させることにより、中古車の信頼性と買い取りビジネスの認知向上に貢献し成長を遂げてきた。
今回は、株式会社ガリバーインターナショナル 海外事業部 許 哲氏(左)、ITセクション 坂口 直樹氏(写真下・ベトナムよりハングアウトで参加)、紺野 良太氏(中央)、広報セクション 谷村 麻衣氏(右)にお話を伺った。
課題と効果
[ 課題 1]
パソコンごとにOfficeソフトをインストール。莫大なライセンスコストが必要だった
[ 効果 1 ]
Officeソフトを撤廃。使用はドキュメントやスプレッドシートに統一。大幅なライセンスコストのカットに成功
[ 課題 2 ]
社内資料がフォーマット化されておらず、ポータルサイトには類似資料や最新版が不明の資料が雑多にあった
[ 効果 2 ]
Google Driveで資料を共有。フォーマットを更新していくことをルール化し、作業効率アップにつながった
[ 課題 3 ]
離れた拠点とのやり取りは時差や相手の状況がわからないといった問題から非効率になることが多かった
[ 効果 3 ]
Google ハングアウトを常時接続しておくことで、海外拠点ともタイムレスに仕事が行えるように
非効率なグル—プウェア、向上しない生産性
Google Apps for Work を導入する以前、同社では使用していたグループウェアの都合上、社外とは E メール、社内とは別のメールとツールを使い分ける手間がかかっていた。また、事実上社外のモバイル環境からアクセスできないため、営業担当者は顧客とメールのやり取りをする際、営業店に戻って作業をしなければならず、最悪の場合はコミュニケーションのタイミングがずれることで顧客を逃してしまうこともあった。それだけでなく、 1 人あたり 100MB 程度という容量の少なさも問題になっていた。顧客と見積もり金額や車の写真などの重要な情報をやり取りする際、重い添付ファイルがあると送受信できない事態が頻発したのだ。しかも、重要なメールはローカル環境に保存しなければならず、セキュリティ上の問題もあった。こうした使い勝手の悪さを感じながらも、同社ではそのグループウェアを使い続けていた。「使えるならば使えばいい」という空気が蔓延していたのだ。
そんな状況に一石を投じたのが、当時、海外事業担当の執行役員であった許哲(ホウ・チョル)氏だった。以前からクラウドコンピューティングに興味を持ち、セミナーへの参加や書籍などで研究していた許氏にとって、同社の情報環境は非効率極まりないものだったのだ。
「生産性を上げるには、まず第一にワークスタイルを変える必要があると感じていました。出社して自分の席につき、PC を立ち上げてメールをチェックするというスタイルではなく、どこにいても簡単にメールやカレンダーをチェックしてスピーディーに行動に移すようにしなければならない。情報環境を抜本的に改めるべきと考えたのです」と許氏は当時を思い出しながら力説する。
導入まで実質2週間というハイスピードな意思決定
全社の IT 環境の整備にもかかわってきた許氏は、さっそく経営トップの了解を得て、社内の正式な組織として「クラウドプロジェクト」を立ち上げた。そして、2009 年の 3 月から 4 月にかけて複数社の製品を検討。そのなかから Google Apps for Work を選択した。実質 2 週間というハイスピードでの導入だった。しかも、各製品の詳細な機能やリスクなどの比較検証は行わなかったという。その理由について許氏は次のように話す。
「 Google Apps for Work はコストパフォーマンスが圧倒的でした。他社の製品は Google Apps for Work の 2 倍から 7 倍の費用。これではいくら機能が充実していても割高感があるのは否めません。そして、一番の決め手になったのは “ Google の製品だった” ということです。それまでも Google は革新的な IT イノベーションを起こしていました。もちろんクラウド分野に関しても多額の投資をして研究を深めていることは知っていたので、我々のような半ば素人が細かく検証している時間があったら、その分早く導入したほうがためになると考えました。契約が 1 年ごとだったので、使ってみて問題があれば変えればいいと即決できたのも大きかったですね。便利なのに使わない、という選択肢は私のなかにはありませんでした」
導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに
Google Apps for Work は、2009 年 5 月に約 280 の直営店に導入された。それから 6 年経った現在では、社員一人ひとりに Google のアカウントを提供するまでに。現在は 3700 アカウントにまで達している。
Google ドキュメントやスプレッドシートの互換性の高さを活かし、Office 系ソフトを撤廃。パソコンを OS に関係なく使用できるようにし、ライセンスにかかるコストのカットにも成功している。また、これまでフォーマットが統一されていなかった業務マニュアルなどの資料は Google Drive で共有し、今ではいつでもどこでも同じ内容のものを確認できるように。ひとつのファイルを同時編集できるので、業務効率の向上にも役立っているそうだ。
「 Google Apps for Work を導入する以前は、各部署ごとにマニュアルを作成して社内のポータルサイトにアップしていたのですが、似たような資料が複数存在していたり、どれが最新のものかわからないといった事態が発生していました。しかし現在は、 Google Drive にマニュアル専用のフォルダを作成して資料を整理。必要があれば引き出す、変更があれば更新していくというスタイルになっているので、混乱が少なくなりました」とITチームの紺野良太氏。
「直感的に使えるのが最大の魅力だと感じています。私自身、特別なセミナーを受講することなく、 Gmail も Google Drive も利用していますから」と広報部の谷村麻衣氏も使い勝手の良さを強調する。
また同社では、アンケートの作成などを Google フォーム で行うようにしている。社員からのパソコンに関するヘルプデスクへの問い合わせも電話ではなくGoogle フォームに切り替えた。その結果、電話は月 2000 件から 20 件程度に減少したという。
「使いやすくて便利なものであれば、社員は勝手に使うようになるんです。ヘルプデスクへの電話を廃止した際もはじめこそ異論がありましたが、現在では各社員がトラブルが発生したらまずフォームを確認するというスタイルになっている。その結果、自分で解決方法を学ぶようになっており、以前に比べて各社員の IT リテラシーも格段に向上していると思います」とゼネラルプロジェクトマネージャーの坂口 直樹氏は話す。それに続いて紺野氏は「近年は就職活動に Gmail を利用している学生も多く、スムーズに仕事へ役立てている印象があります。将来、IT リテラシーの高いデジタルネイティブな人材は確実に増えていきますから、そういった人たちが働きやすい環境を築いていきたいですね」と補足する。
ハングアウトを常時接続し、遠方拠点ともスムーズな仕事が可能に
そして最近は、本社の Google ハングアウトを常時接続した状態にして、国内外の離れた活動拠点ともタイムレスに仕事を行うようになっている。
「幕張や宮崎、ベトナムなどの状況が把握できるようになっています。お互いの顔が見える状態なので、変な気遣いなく仕事をすることができますね。まるで隣の席にいるような感覚です」と紺野氏。また、店舗でもハングアウトを活用して会議を行っているという。
「これまでは電話でのやり取りがほとんどでしたが、顔を見ながらだったり、資料を見ながら会話ができるので、より充実した会議を行えるようになりました」と谷村氏は説明する。
こうした Google Apps for Work 導入による成果について、許氏は「期待以上だった」と興奮気味に話す。
「新しいサービスを導入する際には心配なこともありますが、便利とわかっているのに使わないことの方が不利益になると私は考えています。リスクがあるから使わないのではなく、リスクを減らすために何をすべきか。それを考えることが大切なのではないでしょうか。近年、弊社は海外展開にも力を入れていますが、グローバルスタンダードなサービスだから外国人社員でもすぐに使えるし、やり取りもスムーズ。これが日本国内だけのサービスだったら、そう簡単にはいきませんよね」。そして最後に、許氏は Google Apps for Work のさらなるサービスの拡充に期待を寄せた。
「 Google Apps for Work が今よりさらに便利になれば、会社のインフラを一本化することもできます。そうなれば、より密に連絡を取りながら仕事ができるし、アイデアをかたちにするスピードもより速くなるはず。国境を越えたコミュニケーションが確固たるものになれば、新しいサービスにもチャレンジしていきたいですね」
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