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ネッツトヨタ富山株式会社も Google へ - Chrome devices for meetings を 本社と 8 営業所に導入。定例会議だけでなく、“常時接続” でさらなる一体感の向上へ
2016年8月10日水曜日
富山県の主要都市に、本社および 8 か所の営業店を展開するカーディーラー。これまで、週 1 回行われる店長会議など、様々な階層の会議体が本社で行われてきた。その移動時間を接客時間に振り向けるべく、2015 年 12 月、Chrome devices for meetings を導入。今後は、会議や打ち合わせだけでなく、全拠点で常時接続し全 社としての一体感をさらに向上させるなど、活用度を広げていく考えだ。
代表取締役社長 笹山 泰治氏(写真)
ネッツトヨタ富山は、県庁所在地である富山市に本社・本店およ び 3 店舗を構えるほか、高岡、魚津、砺波の主要都市に 4 店舗の計 8 店舗を擁し、約 270 名の社員が日々業務に就いている。主な会議体としては、毎週、8 店舗の店長や本社スタッフが集まっての店長会議や、部課長やメカニックなどの階層別・職種別のミーティングが適宜行われてきた。「当社は、富山県という狭いエリアに密着しているので、本社から最も遠い営業店でも車で 30 分という距離にあります。したがって、すぐに集まることもできるのですが、しかしその移動時間もばかにはなりません。そんな時間も節約して、その分を当社にとって最重要のお客様に接することに割きたいと考えていました。かといって、会議の代わりにメールや電話でのコミュニケーションでは、重要性や真剣さなどの“ 熱 ”が共有できないなどの欠点も感じていました。そんな時にネットで Chrome devices for meetings の日本でのリリースを知り、『これは使えそうだ』と感じたのです」と代表取締役社長の笹山泰治氏は言う。
同社では、2012 年 7 月に Google Apps for Work を全社に導入し、以来 Gmail や Google カレンダー、Google ドライブなどを活用してきた。「全社員が Google のサービスにはかなり親しんでいたと思います。また、Google のサービスの先進性もわかっていましたので、Chrome devices for meetings もいいものに違いないという信頼感はありましたね。ほかの製品は価格をチェックするぐらいでしたが、Chrome devices for meetings は何といっても低価格だったので、抵抗感なく購入を決めました」と笹山氏は言う。「カーディーラーの業界は、意外に IT 化が遅れている」(笹山氏)という環境の中、同社ではこれまで、携帯電話やスマートフォン、タブ レットといったデバイスが新しくリリースされると積極的に導入し、社員に貸与してきた。「業務が効率化できるツールなら積極的に導入 しようという考え」(笹山氏)があるためだ。Chrome devices for meetings も、そうした一環として位置づけたのだ。また、スマート フォンなどからも Chrome devices for meetings での会議に参加できるのは、外回りも少なくない営業主体の会社として活用の幅が広がるとの予見もあった。
管理部課長 田村 守氏
導入を決め、そのテストをしている時のこと。「実際に何人かの社員に使ってもらったところ、ある女性社員が即座に『電話だと説明しにくいモノも、画面に実際に映し出して説明すれば一目瞭然で伝えることができる』と言ったのです。社員はこういったツールの活用法をすぐに考え出すと感心しました」と管理部課長の 田村守氏は目を細める。
まず、店長会議。「移動する必要がなくなって、全員に好評です」(笹山氏)。導入してまだ日が浅いので、削減し営業時間に振り向けた分、業績向上に繋がるといったところまでは至っていない。しかし、「Chrome devices for meetings の導入を機に、時間は非常に貴重な資源という認識はさらに広まっている」と笹山氏は言う。
実際に顔を合わせることで “熱” も伝えることにこだわる笹山氏であるが、「Chrome devices for meetings でもリアルの会議に遜色 はない」と評価する。「高解像度の画質と音質がクリアなので、臨場感があります。また、発言者の表情を自動的にクローズアップする機能は、想いや熱を伝えるのに十分ですね」
使い方が極めて簡単なことから、「会議やミーティングだけでなく、もっと普段から活用したい」と笹山氏。そこで、各拠点に大型のディスプレイを設置し、それぞれ全拠点の映像をリアルタイムで映し出すといった使い方を検討している。「各拠点で朝礼をしているのですが、その場では受注などの成果発表も行って います。これを Chrome devices for meetings 上で合同で行えば、もっと盛り上がると思うのです。さらに、前日に受注を決められなかった営業所は、強い刺激を受けることになりますね(笑)」 従来は、会議以外では本社をハブとして各営業所と 1 対 1 の連絡を行うスタイルが大半であった。そこ に Chrome devices for meetings が常時接続されることで、営業所同士や複数の営業所の間で随時コミュニケーションが取られるようになることも意図している。「当社は営業エリアが狭いからこそ、昔から一体感のある組織運営をしてきました。それが一層高められるのではないかと期待しています」 と笹山氏は強調する。
ネッツトヨタ富山株式会社の導入事例
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あっぷす先生の会社訪問 #01:富士フイルムグループの「あっぷす先生」とは?
2015年10月29日木曜日
みなさん、こんにちは。
いつも「おしえて!あっぷす先生」で Google Apps の便利な使い方をご紹介していますが、このたび新しいコーナーを始めることになりました!
この新コーナー「あっぷす先生の会社訪問」では、Google Apps for Work を導入・活用している会社で、Google Apps の普及に努める方、まさにその会社の ”あっぷす先生” に直撃取材。普段どのようにして Google Apps を社内で周知し、活用をすすめているかをご紹介していきます。
第 1 回目のインタビューは、富士フイルム ICT ソリューションズ株式会社の IT インフラ部に所属する宮下麻子さんです。同社は、富士フイルムグループの情報システムの企画・構築・運用サービスを提供しており、2014 年 2 月に Google Apps for Work をグループで導入した際も大きな役割を担いました。そして現在は、Google Apps の活用を促進すべく特別チームを編成し、さまざまな活動を行っています。
それではさっそく、宮下さんにお話を伺いましょう!
- 宮下さん、こんにちは!富士フイルムグループでは、多くのユーザーが Google Apps for Work を利用しているそうですね。
あっぷす先生、こんにちは!はい、富士フイルムグループは、ワークスタイルの見直しに向けて制度だけではなく、ITツールをうまく使う必要があると考えています。そのため、富士フイルムグループの多くの従業員がどの会社にいても同じ仕組みを利用することができる Google Apps に切り替えることにしたのです。そこで、 2012 年10月に弊社内に プロジェクトチームが発足し、様々な検討、調整、準備を経て 2014 年 2 月に Google Apps for Work を導入し、現在に至ります。
- 現在、宮下さんは Google Apps の活用推進に取り組むチームに所属されているのですね。
左から:システム事業部 IT インフラ部部長 柴田英樹さん、
宮下麻子さん、グループ長 増井昭夫さん
Google Apps のプロジェクトでは「導入展開」「維持管理」「活用推進」のミッションにチームが分かれていて、わたしは活用推進チームに所属しています。
わたしたちのチームが社内での活用をすすめるにあたり、導入当時はまず、Gmail と Google カレンダーをしっかりと使えるようにするというところからスタートしました。現在は、メール、カレンダー以外の便利な機能をたくさんの人に知ってもらい、活用してもらうために、イベントやセミナーなどを開催しています。
- 今年の 3 月から社内で「Google フェスタ」というイベントを開催しているそうですね。
はい、そうなんです。たくさんの人に Google Apps には業務で活用できる便利な機能があることを伝えたいと思いました。まずは、知ってもらうことが活用の第一歩と考え、肩肘張らずに楽しくツールの利点を知ってもらうためのイベントになればと思って企画しました。開催に向けては、富士フイルムの人事部をはじめとするスタッフ部門と協力してグループの活動となるよう進めています。
Google Apps の基本的な使い方から応用的な操作までをショートプレゼンや実演などを通じて手軽に体験できるような内容にしています。やはり、言葉だけでの「こんな機能があります」という説明だけでは伝わりにくいこともあるので、そうした部分を実際に見て、操作してもらうことで、Google Apps を使うと業務効率が上がるという実感を得てもらえたのではないかと思います。
先日は、事業所の方々が風船で飾り付けをしてくれて、まさにお祭りムードのなかでイベントを開催することもできました。参加する側も楽しもうという気持ちで参加してくれていること自体がとてもうれしいですね。とはいえ、参加できない人もたくさんいるので、フォローアップとして「G- Apps セミナー」という取組みもしています。
- Gー Apps セミナーとは、どんな内容なのでしょうか?
フェスタの内容を 2 時間半にぎゅっと凝縮し、さらに実機を使っての操作をしてもらっています。「Google フェスタ」が知ることを中心にしたイベントだとしたら、「G - Apps セミナー」は実践することに重きを置いた取組みです。
また、役職者を対象にしたセミナーも併せて開催しています。あえて役職者を対象としているのは、組織として活用したときの Google Apps のメリットを伝えたいからです。それと同時に会社として Google Apps をきちんと使っていくんだというメッセージを発信することにもなっています。
- 宮下さんたちの取り組みによって、みなさんの Google Apps の使い方に変化を感じますか?
セミナー終了後にアンケートを取っているのですが、「理解できた」という方が約 9 割を占めています。また、各所から「ハングアウトを使うようになった」「報告業務にドライブを使って共同編集をしている」という事例が多くあがってきています。また、質問の内容も「基本操作手順(方法)」といった初歩的なものから「Google を使ってこのようなことを実現したいけど、どの機能を使えばいいのか?」といった、より業務に直結した内容に変化していますね。
「Google フェスタ」と「G - Apps セミナー」、そして「役職者セミナー」を開催しながら、Google Apps の活用を広めていきたいと考えています。
また、現在さまざまな事例を集めています。「こういう業務で使えますよ」という例があることで、活用のスピードが上がると思うんです。そうした活用事例が集まれば、サイトなどにまとめて共有したいですね。
- なるほど。着実に Google Apps の活用が広がっているのですね。素敵です!
では最後に、これからの展望についておしえてください。
Google Apps for Work は、多くの従業員が使うからこそ大きな効果を発揮すると考えています。だからこそ、「Google を使っていこう!」という雰囲気が出てきている今、この状況を継続し、スピード感を持って組織的な活用を定着させる必要があります。
チャレンジングな取組みになりますが、今後もチーム一丸となって Google Apps の活用推進をすすめていきたいです。
宮下さん、本日はありがとうございました。
お話で印象的だったのは、フェスタでは各事業所にあった内容を実施しているとのこと。活用推進チームは、各部署の多様な業務内容を把握したうえで、本当に使ってもらうためにはどうすれば良いか、という視点で活動されています。
まさに、富士フイルムグループの “あっぷす先生集団” である活用推進チーム。
代表して宮下さんに「あっぷす先生認定証」をお渡しします!これからも Google Apps の普及、がんばってください!
富士フイルムホールディング株式会社の導入事例 PDF は
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あっぷす先生とは?
あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work(グーグルアップス)をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。
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あっぷす先生ってどんな人? 詳しくは
こちら
あっぷす先生の過去ブログの記事は
#あっぷす先生
から
Google Apps for Work 公式サイト
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あっぷす先生の入門講座
株式会社ガリバーインターナショナルも Google へ - Google Apps for Work の導入で会社のグローバル化に大きく貢献。
2015年10月21日水曜日
Google Apps for Work の導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに。
ハングアウトを常時接続し、国内・海外拠点ともタイムレスに仕事ができる環境を構築!
株式会社ガリバーインターナショナルについて
車の買い取りや販売を行うほか、「クルマのこと」に関わる様々な事業を展開している。設立当初は「買い取り」という業態そのものはまだ存在しておらず、中古車は価格設定があいまいであったため業界全体が不透明に見られがちであった。同社は、顧客に全国均一価格の提示を可能にし、中古車を適正価格で流通させることにより、中古車の信頼性と買い取りビジネスの認知向上に貢献し成長を遂げてきた。
今回は、株式会社ガリバーインターナショナル 海外事業部 許 哲氏(左)、ITセクション 坂口 直樹氏(写真下・ベトナムよりハングアウトで参加)、紺野 良太氏(中央)、広報セクション 谷村 麻衣氏(右)にお話を伺った。
課題と効果
[ 課題 1]
パソコンごとにOfficeソフトをインストール。莫大なライセンスコストが必要だった
[ 効果 1 ]
Officeソフトを撤廃。使用はドキュメントやスプレッドシートに統一。大幅なライセンスコストのカットに成功
[ 課題 2 ]
社内資料がフォーマット化されておらず、ポータルサイトには類似資料や最新版が不明の資料が雑多にあった
[ 効果 2 ]
Google Driveで資料を共有。フォーマットを更新していくことをルール化し、作業効率アップにつながった
[ 課題 3 ]
離れた拠点とのやり取りは時差や相手の状況がわからないといった問題から非効率になることが多かった
[ 効果 3 ]
Google ハングアウトを常時接続しておくことで、海外拠点ともタイムレスに仕事が行えるように
非効率なグル—プウェア、向上しない生産性
Google Apps for Work を導入する以前、同社では使用していたグループウェアの都合上、社外とは E メール、社内とは別のメールとツールを使い分ける手間がかかっていた。また、事実上社外のモバイル環境からアクセスできないため、営業担当者は顧客とメールのやり取りをする際、営業店に戻って作業をしなければならず、最悪の場合はコミュニケーションのタイミングがずれることで顧客を逃してしまうこともあった。それだけでなく、 1 人あたり 100MB 程度という容量の少なさも問題になっていた。顧客と見積もり金額や車の写真などの重要な情報をやり取りする際、重い添付ファイルがあると送受信できない事態が頻発したのだ。しかも、重要なメールはローカル環境に保存しなければならず、セキュリティ上の問題もあった。こうした使い勝手の悪さを感じながらも、同社ではそのグループウェアを使い続けていた。「使えるならば使えばいい」という空気が蔓延していたのだ。
そんな状況に一石を投じたのが、当時、海外事業担当の執行役員であった許哲(ホウ・チョル)氏だった。以前からクラウドコンピューティングに興味を持ち、セミナーへの参加や書籍などで研究していた許氏にとって、同社の情報環境は非効率極まりないものだったのだ。
「生産性を上げるには、まず第一にワークスタイルを変える必要があると感じていました。出社して自分の席につき、PC を立ち上げてメールをチェックするというスタイルではなく、どこにいても簡単にメールやカレンダーをチェックしてスピーディーに行動に移すようにしなければならない。情報環境を抜本的に改めるべきと考えたのです」と許氏は当時を思い出しながら力説する。
導入まで実質2週間というハイスピードな意思決定
全社の IT 環境の整備にもかかわってきた許氏は、さっそく経営トップの了解を得て、社内の正式な組織として「クラウドプロジェクト」を立ち上げた。そして、2009 年の 3 月から 4 月にかけて複数社の製品を検討。そのなかから Google Apps for Work を選択した。実質 2 週間というハイスピードでの導入だった。しかも、各製品の詳細な機能やリスクなどの比較検証は行わなかったという。その理由について許氏は次のように話す。
「 Google Apps for Work はコストパフォーマンスが圧倒的でした。他社の製品は Google Apps for Work の 2 倍から 7 倍の費用。これではいくら機能が充実していても割高感があるのは否めません。そして、一番の決め手になったのは “ Google の製品だった” ということです。それまでも Google は革新的な IT イノベーションを起こしていました。もちろんクラウド分野に関しても多額の投資をして研究を深めていることは知っていたので、我々のような半ば素人が細かく検証している時間があったら、その分早く導入したほうがためになると考えました。契約が 1 年ごとだったので、使ってみて問題があれば変えればいいと即決できたのも大きかったですね。便利なのに使わない、という選択肢は私のなかにはありませんでした」
導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに
Google Apps for Work は、2009 年 5 月に約 280 の直営店に導入された。それから 6 年経った現在では、社員一人ひとりに Google のアカウントを提供するまでに。現在は 3700 アカウントにまで達している。
Google ドキュメントやスプレッドシートの互換性の高さを活かし、Office 系ソフトを撤廃。パソコンを OS に関係なく使用できるようにし、ライセンスにかかるコストのカットにも成功している。また、これまでフォーマットが統一されていなかった業務マニュアルなどの資料は Google Drive で共有し、今ではいつでもどこでも同じ内容のものを確認できるように。ひとつのファイルを同時編集できるので、業務効率の向上にも役立っているそうだ。
「 Google Apps for Work を導入する以前は、各部署ごとにマニュアルを作成して社内のポータルサイトにアップしていたのですが、似たような資料が複数存在していたり、どれが最新のものかわからないといった事態が発生していました。しかし現在は、 Google Drive にマニュアル専用のフォルダを作成して資料を整理。必要があれば引き出す、変更があれば更新していくというスタイルになっているので、混乱が少なくなりました」とITチームの紺野良太氏。
「直感的に使えるのが最大の魅力だと感じています。私自身、特別なセミナーを受講することなく、 Gmail も Google Drive も利用していますから」と広報部の谷村麻衣氏も使い勝手の良さを強調する。
また同社では、アンケートの作成などを Google フォーム で行うようにしている。社員からのパソコンに関するヘルプデスクへの問い合わせも電話ではなくGoogle フォームに切り替えた。その結果、電話は月 2000 件から 20 件程度に減少したという。
「使いやすくて便利なものであれば、社員は勝手に使うようになるんです。ヘルプデスクへの電話を廃止した際もはじめこそ異論がありましたが、現在では各社員がトラブルが発生したらまずフォームを確認するというスタイルになっている。その結果、自分で解決方法を学ぶようになっており、以前に比べて各社員の IT リテラシーも格段に向上していると思います」とゼネラルプロジェクトマネージャーの坂口 直樹氏は話す。それに続いて紺野氏は「近年は就職活動に Gmail を利用している学生も多く、スムーズに仕事へ役立てている印象があります。将来、IT リテラシーの高いデジタルネイティブな人材は確実に増えていきますから、そういった人たちが働きやすい環境を築いていきたいですね」と補足する。
ハングアウトを常時接続し、遠方拠点ともスムーズな仕事が可能に
そして最近は、本社の Google ハングアウトを常時接続した状態にして、国内外の離れた活動拠点ともタイムレスに仕事を行うようになっている。
「幕張や宮崎、ベトナムなどの状況が把握できるようになっています。お互いの顔が見える状態なので、変な気遣いなく仕事をすることができますね。まるで隣の席にいるような感覚です」と紺野氏。また、店舗でもハングアウトを活用して会議を行っているという。
「これまでは電話でのやり取りがほとんどでしたが、顔を見ながらだったり、資料を見ながら会話ができるので、より充実した会議を行えるようになりました」と谷村氏は説明する。
こうした Google Apps for Work 導入による成果について、許氏は「期待以上だった」と興奮気味に話す。
「新しいサービスを導入する際には心配なこともありますが、便利とわかっているのに使わないことの方が不利益になると私は考えています。リスクがあるから使わないのではなく、リスクを減らすために何をすべきか。それを考えることが大切なのではないでしょうか。近年、弊社は海外展開にも力を入れていますが、グローバルスタンダードなサービスだから外国人社員でもすぐに使えるし、やり取りもスムーズ。これが日本国内だけのサービスだったら、そう簡単にはいきませんよね」。そして最後に、許氏は Google Apps for Work のさらなるサービスの拡充に期待を寄せた。
「 Google Apps for Work が今よりさらに便利になれば、会社のインフラを一本化することもできます。そうなれば、より密に連絡を取りながら仕事ができるし、アイデアをかたちにするスピードもより速くなるはず。国境を越えたコミュニケーションが確固たるものになれば、新しいサービスにもチャレンジしていきたいですね」
株式会社ガリバーインターナショナルの導入事例 PDF は
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富士フイルムホールディングス株式会社も Google へ - 社内イベント “Google Festa” が大反響!Google Apps for Work を“Work Style Innovation” の起爆剤に
2015年10月16日金曜日
写真フィルムメーカーから、広範な領域でビジネスを展開する企業グループに変貌中の富士フイルム。創立 80 周年を迎えた 2014 年 1 月、“Value from Innovation” という新たなコーポレートスローガンを制定。企業体質強化を推進している。その柱の一つ、“Work Style Innovation” を推進するキーファクターに導入直後のGoogle Apps for Work を位置づけた。そして社内イベント“Google Festa” を開催し、 “Work Style Innovation” の狼煙を上げた。
富士フイルムホールディング株式会社について
富士フイルムグループとして、イメージングソリューション(フォトイメージング、電子映像、光学デバイス)、インフォメーションソリューション(ヘルスケア、グラフィックシステム、フラットパネルディスプレイ材料、記録メディア、産業機材・電子材料)、ドキュメントソリューションの 3 領域を柱に事業を展開。
(写真右)富士フイルム株式会社 人事部次長 兼 富士フイルムホールディングス株式会社 人事部統括マネージャー 座間 康氏
(写真左)富士フイルム株式会社 経営企画本部 IT グループマネージャー 兼 富士フイルムホールディングス株式会社 経営企画部 IT 企画グループマネージャー 安東 豊氏
課題と効果
[ 課題 1 ]
コミュニケーションツールとして、グループ各社が Lotus Notes など複数製品をバラバラに利用
[ 効果 1 ]
グローバルで Google Apps for Workに統一し、大幅なコストダウンと最新機能を迅速に享受できる強固な情報共有基盤を入手
[ 課題 2 ]
イノベーション推進のために、働き方や意識の変革を促し、多様な価値観の人材が力を存分に発揮できるようにする必要性
[ 効果 2 ]
Google Apps for Work という IT ツールをキーファクターに従業員の働き方に対して目に見える形で変革を意識させる “Work Style Innovation” を企画
[ 課題 3 ]
富士フイルムグループ全体に “Work Style Innovation” を浸透させる
[
効果 3 ]
気軽に楽しく参加できる “お祭り” 形式の体感イベント “Google Festa” の開催で、 Google Apps for Work の活用の浸透・定着と社内の意識変革を促進
[ 何が問題だったか? ]
働き方の改革が必要
デジタル化の進展により、写真フィルムメーカーからの変革を進め、事業領域の多様化に伴う組織再編を繰り返してきた富士フイルム。その結果、同社グループではコミュニケーションシステムとしてオンプレミスの Lotus Notes を中心に少なくとも 6 製品以上がバラバラに使われる状態だった。そんな時、Lotus Notes の保守契約が切れるタイミングでクラウド型の製品へのリプレイスを検討する。すでに米国現地法人が導入していた Google Apps for Work を含む 3 製品を比較検討した。その結果、コストパフォーマンスに優れた Google Apps for Work に決定する。
「 Google Apps は、機能比較や検証を行っている途中でも次々と新機能が追加される。このスピード感は凄い、と。常に最新の機能が安全かつ安価に使えるメリット、さらに Google ならではの豊富なコミュニケーションやコラボレーションの機能を活用すれば業務をもっとイノベーティブに遂行できる可能性を感じたのです」と安東氏は言う。
2012 年 9 月、グローバル導入契約を締結し、
海外現法や新規設立会社から順次導入を開始。
グループ全体でドメインを
fujifilm.com
に統一し、2014 年 2 月からは本社でも導入が始まった。
この動きとは別に、2014 年 1 月、創業 80 周年を迎えた同社は、 “Value from Innovation” という新たなコーポレートスローガンを制定。さらなるイノベーション追求への号砲が鳴った。この流れを受けて、同年 10 月、 “Work Style Innovation” (WSI) プロジェクトがスタート。座間氏は次のように言う。
「少子高齢化が進む社会環境の変化の中で企業がイノベーションを起こし続けるには多様な社員が能力を発揮することです。そのために必要な働き方への改革に取り組もうとスタートしました」
[ どのように検討したか? ]
IT ツールで働き方改革の推進を
WSI プロジェクトが始まった時、安東氏は「導入した Google Apps for Work が、 “Work Style Innovation” の起爆剤になると感じた」と言う。
「ツールのリプレイスはチャンスであることに加え、Google Apps は Google ドライブのコラボレーション機能などいろいろなアプリケーションが使えます。これらを活用すれば、ワークスタイルはどんどん変えていけるのではないかと感じていました」
一方、座間氏は “Work Style Innovation” の推進に「IT ツールが有効」と思いつく。
「 “Work Style Innovation” の推進には意識や風土を新しくすることが
必要です。その風土とは目に見える日常の行動が積み重なって形成さ
れるもの。ならば、日常の行動を新しくしていく具体的なツールが必要だと思えたのです」
従来から同社の社員は、真面目に生産性向上に取り組んできている。「そんな社員たちに『生産性を上げよ』と伝えれば、『さらに生産性を上げるにはどう取り組めばいいのか?』という議論もでてくるでしょう。だからこそ、それを可能にする具体的なツールが必要と思ったのです」
そんな座間氏が安東氏に相談すると、安東氏は即座に「 Google Apps for Work が改革の軸になり得る」と応じた。
[ どんな効果があったか? ]
“Google Festa”で予想を上回る動員
様々な先行企業を事例研究しようと、WSI プロジェクトは Google のオフィスを見学。一同は、変革を進める上で仕事のスピードやコミュニケーションにおいて多くのヒントがあるという思いがしたという。例えば、一つの書類が完成するまで、何人かの関係者を経由し、最後に上長が承認を下すというワークフローを回していた。一人ひとりが責任もって確認し工程を回すのでより正確になるというメリットがあるが、パスが多くなり、時間がかかり過ぎるというデメリットも。これに対し、Google は Google ドライブ で関係者が同時に編集・確認作業を行っている。「今までの固定概念の枠が外れて、視野が広がる効用があった」と座間氏は力説する。
そして、WSI プロジェクトの若手メンバーは、Google Apps for Work の使い方の紹介や利用促進を通じて、“Work Style Innovation” を推進するキックオフイベントを“お祭り”形式で行うという“Google Festa” の開催を提案。
「 “Work Style Innovation” は一過性のものではなく、継続し続けることで実現していくものです。今後の社会環境の変化の中で企業にとっても、社員にとっても大切なことです。ならば、みんながもっと自主的に全社一丸となって取り組みたくなるような楽しいものにしようという発想です」(座間氏)
2015 年 3 月。Google の専門家による講演や、Google ハングアウト で海外拠点とビデオ会議を実演するなどのプログラムを用意し、予想を上回る人数を動員。アンケートには 90% 以上が「参考になった」と回答した。
その後、立て続けに複数回、地方の事業所で開催。フォローセミナーも行い定着を図っている。
「常にイノベーションを追究し続ける Google の製品として、Google Apps は更新され続けることを
期待します。そうすれば、まさしく “Work Style Innovation” の継続とリンケージします。変革のために刺激を与え続けてくれる存在ととらえています」と座間氏は期待を寄せる。
富士フイルムホールディング株式会社
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株式会社よしもとアドミニストレーションも Google へ - Goolge Apps for Work の導入により、作業効率が大幅に向上!
2015年10月13日火曜日
Google Apps for Work の導入で、スマートフォンでのメール確認も可能となり、レスポンス率も向上。ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。
株式会社よしもとアドミニストレーションについて
親会社である吉本興業株式会社は、1912 年の創業以来、最古参の芸能プダクションのひとつとして数々の芸人やタレントを世に送り出している。2007 年から持株会社制へ移行。よしもとクリエイティブ・エージェンシー、よしもとデベロップメンツ、よしもとアドミニストレーションなどに分社化され、吉本興業グループに。株式会社よしもとアドミニストレーションは、同グループをITの側面から支えている。
今回は、Google Apps for Work および Chromebox for meetings の導入を検討された、
株式会社よしもとアドミニストレーション 情報システム本部 本部長 加藤 到氏(左)、土屋 篤氏(右)にお話を伺った。
メールボックスの容量が 300MB しかなく、すぐに一杯に。
メールボックスが大容量になり、メール関連のトラブルはほぼ皆無となった。スマートフォンでのメール確認も可能となりレスポンス率も 50% から 80% に向上。
「弊社では 2007 年頃から社屋内にあるサーバールームで Microsoft Exchange Server を運用していたのですが、 1 人約 300MB までしかメールボックスの容量がないことが最大の課題でした」そう話すのは、吉本興業グループの情報システムを管理するよしもとアドミニストレーション情報システム本部の本部長 加藤 到氏。同グループでは約 300 人の社員を対象に情報共有のメールを一斉送信で何通も出す習慣があり、早い人だと 1 週間程度でメールボックスはいっぱいに。重要なメールが受信できないなどのトラブルが発生していた。「メール 1 通につき約 5MB までしかファイルを添付できず、そうした容量の低さへの不満も社員から漏れていましたね」
また、メンテナンスの部分でも大きな負担があった。「 Microsoft Exchange Server に加えて、スパムメール対策用のフィルタと外部への連絡用のサーバーも運用しており、それぞれを月代わりでメンテナンスする必要がありました。 1 回につき約 1 時間。それだけで大きな負担でしたが、加えてサーバーが起動しなくなったらどうしようという精神的な不安もありましたね」
そこで加藤氏は、2010 年頃からサービス変更の検討に乗り出す。「 2012 年に Microsoft Exchange Server のリース期間が満了するので、そのタイミングで新たなサービスに変更するのがベストだと考えていました。そのなかで第一候補に上がったのが Google Apps for Work でした。当時、社員の 6 割近くが Gmail をプライベートで利用しているということだったので、移行がスムーズに進むのではないかと予測したのです」
日本で大災害が発生しても利用できるという安心感。
ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。
同社が Google Apps for Work を導入をする最大の決め手になったのは、2011 年 3 月11 日に発生した東日本大震災だった。「このときの出来事はとてもショックでした。そして、我々の安全対策に関する概念を覆すものでした。大きな災害が発生してトラブルに障害が起こっても、誰もサーバールームに駆けつけることができない。そのことに気づいたのです。であれば、BCP( Business Continuity Plan= 事業継続計画)対策の一環として、自主サーバーをやめてクラウドサービスに切り替えるのが得策だろう、と。しかもワールドワイドに使えるものであれば、仮に日本全土で障害が発生しても大丈夫だと考えたのです」
こうして 2012 年から試験的に Google Apps for Work の運用がスタートした。最初の半年は Microsoft Exchange Server との併用だった。その理由について情報システム本部の土屋 篤氏は次のように話す。「社員のなかには Microsoft Exchange Server の方が使いやすいという人もいましたから、そういう人たちへの試用期間という意味も含めて。その間に東京、大阪、広島、福岡などの主要拠点で勉強会を開いて理解度を深めていきました。ただ、 Google Apps for Work への移行がうまくできたのは役員の力が大きかったと感じています。エンターテインメント企業ということもあり、新しいもの好きな役員が多く、スマホで簡単にメールの確認や送受信ができる点を気に入ってくれたんです」
カレンダーを導入し、タレントのスケジュールを見える化。
タレントのスケジュールはマネージャーが手帳で管理していたため、どのような仕事をしているのか不明だった。さらにタレントの月の仕事量をデータで集計できるように。
現在、同グループでは社員用に 1000 アカウント、劇場などの問い合わせ用に 300 アカウント、合計 1300 アカウントを登録している。「メールに関する問題はほとんどなくなりましたね。それだけでなく、レスポンスが非常によくなったと感じています。スマホやタブレットでも確認できるようになったおかげもあり、以前は 50 % 程度だったものが 80 % 程度は戻ってくるようになったのではないでしょうか。また Gmail にメールフィルタが備わっているので、自社で運用する機器も減りました。現在は 4 カ月に 1 度、30 分程度の作業で済んでいます」と加藤氏は導入の成果について話す。
また、2015 年 4 月からはカレンダーを利用して主要タレントのスケジュールを吸い上げ、誰がどれだけイベントに出演しているかなどのデータを取得している。なんと 7 月は約 4000 件のデータが集まったという。「これまでタレントのスケジュールは、マネージャーそれぞれの手帳に収まっているだけのものでした。それが見える化される意味は大きいと思います。現在はただのデータにしか過ぎませんが、次のフェーズではこれをさらに活用していくことになると思います」と土屋氏は話す。
ハングアウトとの活用で、およそ 6000 万円のコストダウンに成功!
大阪と東京に拠点が分かれているため、打ち合わせは必須。それにかかる交通費や宿泊費は莫大なものになっていた。ハングアウトと Chromebox for meetings の導入により、出張回数が減少し、コストダウンに成功!
そして、会議ではハングアウトが大活躍している。「大阪のスタッフが東京に出張することを考えると、月に 1 回利用してくれればもとが取れる計算だったので導入したのですが、利用した回数を出張にかかる交通費や宿泊費、移動中の拘束時間と考えると、およそ 6000 万円のコストダウンになっているのではないでしょうか」と土屋氏。「東京と大阪には Chromebox for meetings を導入しているのですが、集計データによると 1 日に 2 回は接続されているんです。それだけ密にコミュニケーションを取れるようになったことは大きいと思います。実際、以前よりもスムーズに仕事ができるようになっているように感じます」と加藤氏は付け加える。
こうした Google Apps for Work の魅力について、加藤氏は“さまざまなサービスがオールインワンになっていること”と評価する。そして今後は、この良さを活かして同グループの業務効率を向上させたいという。「とくに最近は、スマホやタブレットの登場によってパソコンから離れていてもコミュニケーションが取れる環境になっていますから、Google Apps for Work を利用して仕事をより効率的にできるようにしていければと考えています。とはいえ、わざわざサービスの便利さ強調するのではなく、いつの間にか使えるようになっているくらいの自然な方法で利用できるようにしていきたいですね」
株式会社よしもとアドミニストレーションの導入事例 PDF は
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