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キャスレーコンサルティング株式会社も Google へ - IT コンサルティングのプロが選んだ G Suite 。より創造的で効率的なワークスタイルを実現!
2016年8月24日水曜日
IT コンサルティング企業のキャスレーコンサルティング。クライアントの経営課題に対し、クラウドのテクノロジーを活用したソリューションの提案を得意としている。業務上、数々の IT / クラウドのプロダクトを取り扱い、それぞれの長所・短所を熟知している。そんな同社は、2013 年 1 月の創業とともに、グループウェアとして G Suite を導入。より創造的で効率的なワークスタイルを実現させている。
代表取締役社長 砂川 和雅 氏
キャスレーコンサルティングを創業する前から、IT を活用する経営コンサルティングに携わっていた砂川氏。同社の創業準備として、社内にどういったグループウェアを導入するかが大きな検討課題となった。「それまで在籍したいくつかの企業で、それぞれ異なるグループウェアを利用していました。また業務柄、それら以外の製品も研究していました。そうした中で、既存のグループウェア製品のメリット・デメリットは比較的理解できていたと思います」と砂川氏は言う。
砂川氏は、主に次の 2 つの観点でツールを検討した。
①コンサルティング企業の生命線は、コンサルタントなど社員の知的生産。そのために社員間のコラボレーションがより生まれやすいツールはどれか
②管理が煩雑なグループウェア製品が多い中、管理がより容易なツールはどれか「メールとスケジュール管理が中心的な機能である既存のグループウェア製品は、それ以外の、例えばファイル共有は社内のファイルサーバーを使うといったことになります。その場合、それぞれ別のアクセス認証が必要になるなど管理が煩雑で、使い勝手が良くありません。業務効率化も目的の一つであるグループウェアが複雑な業務を必要とするのは本末転倒と考えていました」と砂川氏。
そして、価格やカスタマイズの容易さなど 33 項目で、主要 7 製品を を比較検討。その結果、G Suite を選定する。「圧倒的にほかの製品を凌駕していました。G Suite は個人的に使い慣れていたせいもあるかもしれませんが、その使い勝手の良さで、自信を持って数多くのお客様に導入を提案してきました」と砂川氏は評価する。
① の観点においては、複数の人が同時にドキュメントやスプレッドシートの作成・更新ができる Google ドライブ の機能が挙げられた。
② の観点においては、SSO(シングルサインオン)により、あらゆるアプリケーションがシームレスでスピーディーに連携して活用できる点が挙げられた。創業当初はコアメンバーの 5 アカウントからスタートし、2016 年 1 月現在は全社員に 140 アカウント導入している。
「業務スピードが劇的にアップしました」と開口一番、砂川氏は回答する。ねらいどおり、Google ドライブ の同時編集機能による業務効率化が非常に大きな効果を発揮しているという。「当社は 30 名の管理職が同時に一つのスプレッドシートを共有しながら経営計画を練り上げる会議を行っています。こうした場合、以前は 1 つのシートを回して 1 人ずつ作成するか、同時に作成したシートを集約するなどの作業をしなければならず、膨大な時間がかかっていました。それが Google ドライブ ならば一時にできてしまいます。これは大きいですね」
また、Google サイト を使って社内ポータルを作成。必要なアプリケーションにはワンクリックでアクセスできる UI / UX を実現させている。
さらに、Gmail には独自に「いいね!」ボタンを設置し、いい内容をみんなで讃えあう風土づくりを推進している。「当社は SIer でもあるのでこうした開発も社内でできてしまいますが、G Suite のスクリプトは非常に簡単でカスタマイズも容易です。これも大きなメリットですね。完全に Web ブラウザだけで動くので、ほかの Web アプリとの親和性も高いのです。現に当社はコラボレーションツールの『Slack』にも SSO 連携させています」
客先に常駐してシステム開発を手がける社員もいるが、そういったリモート社員とミーティングなどが必要になれば、ハングアウト で適宜ミーティングを行っている。
こうした自社の取り組みは、本業のクライアントに対する提案にも活かされている。「お客様に実際の活用例を生々しくお見せできるのは、非常に効果的です(笑)」
また、33 項目で 7 製品を比較検討したチャートは、クライアントにグループウェア製品を提案する際のツールとしても大いに役立っている。
「お客様の状況やニーズに応じて適宜アレンジして使っています」(砂川氏)
新卒や中途社員の採用に積極的に取り組んでいる同社。今後、人材育成を重視する方針に基づき、勉強会の様子を動画化してポータルにアップし、いつでも視聴しスキルアップに役立たせる環境をつくる予定だ。「いつでもどこでも活用できる G Suite をインフラとして、より創造的で効率的なワークスタイルを築いていきたいと思っています」と砂川氏は意気込む。
キャスレーコンサルティング株式会社の導入事例
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株式会社ガイアックスも Google へ - G Suite Business の導入でサーバーやドメインなどの管理負荷を一掃。コミュニケーションレベルの格段の向上も!
2016年8月19日金曜日
企業向けに Web マーケティング支援事業を手がけている、株式会社ガイアックス。変化の激しいビジネス環境にあって、顧客ニーズに的確に応えるべく、常にチーム編成を流動的に再編させて対応している。数多くの顧客のサイト運営も受託。これにより、多数のサーバーを構築・運用してきた。膨大となったその初期構築やメンテナンスの手間やコスト 削減のため、導入していた G Suite Basic を G Suite Business にアップグレード。容量無制限のストレージや諸機能の活用で、大幅な業務効率化を実現している。
(写真)R & D 本部 技術開発部 岡本 和也氏
同社は、受託案件に応じて都度、多種多様な業務にファイルサーバーを構築する場合が多い。複数のクライアント案件を同一のサーバーで運営することには、セキュリティやファイアウォール上の制約などがあるためだ。同社には、日本全国およびアジア圏内に事業拠点があり、それまでサーバーは関連する各事業拠点にオンプレミスで立てられていた。「初期構築や、構築後のメンテナンスのために東京本社からスタッフが出向く必要がありました。メールなどで対応すると間違ったオペレーションによる余計なコストや手間が生じるリスクがあるからです。拠点が離れているため、移動時間やコスト、手間が膨大になっていました」と R&D 本部技術開発部の岡本和也氏は言う。岡本氏は「TSA(Technical Service Advance)」という名のチームに所属。情報システムに関するあらゆる問題を解決することがミッションの、「困った時は TSA に聞け」と言われるスタッフ 3 名の精鋭部隊である。「業務効率化が待ったなしの状況でした」と岡本氏は言う。
同社は 2012 年 12 月に G Suite Basic を導入していたが、G Suite Business のリリースを知って 2015 年 12 月、バージョンアップ。各拠点にバラバラに設置してきたサーバーからリプレイス、集約とメンテナンスフリー化を図ることにした。
G Suite Business には、特定の G Suite ドメインを登録することでGoogle ドライブやドキュメントなどを共有できるホワイトリスト機能があることも決め手になりました。セキュリティやファイアウォール対応に最適でした」(岡本氏)
ちなみに、当時の G Suite Business 導入の主な理由は、メールシステムのリプレイス。それまではすべて自社で開発したものをオンプレミス環境で運用していたが、サーバーダウンなどのインシデント対応での出動もしばしばであった。解決策として、オンプレミスの効率化策および 5 製品ほどのクラウドサービスを、1コスト、2安全性、3機能の 3 点で比較検討。その結果、G Suite Business に決定した。「機能が非常に豊富かつ便利で、コストパフォーマンスは最良でした。そして、業務に必要な機密情報を扱う上で最重視していた安全性は、二段階認証やユーザー管理機能などが整備されていて、これなら問題ないと評価できました。Google ブランドの安心感もありましたね」と岡本氏は説明する。ちなみに同社ではアドオンを利用することで、 IP アドレス制御により G Suite Business を利用できる範囲を制限し、安全性をより堅牢に担保している。
まず、G Suite Business へのサーバーリプレイスにより、地方拠点に出向いての初期設定やメンテナンス業務が一掃。これだけでも大幅な負荷削減となった。
また、G Suite Basic 導入時から、アプリケーションを存分に活用している。例えば、社内(同一ドメイン内)において、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどを標準ツールとし、Microsoft Office のライセンス料金を不要とした。「これらのツールは Google ドライブ で一元管理でき、修正を加えた最新ファイルを常に必要なメンバーと即座に共有できるところが非常に便利です。社内のコミュニケーションレベルが格段に向上しましたね」(岡本氏)
そして、岡本氏らは Google サイト で社内掲示板を作成し、TSA が管轄する PC 端末などの資産管理情報の共有や、クライアントのサイト運営代行に必要なドメインの管理業務の効率化を工夫。「TSA は数百にのぼるドメインを一括して管理しています。それまで、各ドメイン運営会社から契約更新確認メールが送信されてくると、いちいち担当者に振り分け転送していました。それを、Google Apps Script を使ってメールを管理担当者に自動転送できるように組んだのです。これで、確認メールの検知漏れや作業負荷が一掃できました」。
同社は今後、テレビ会議システムの Chrome devices for meetings の導入も検討。「社内コミュニケーションレベルをさらに高めていきたいと思っています」と岡本氏は結んだ。
株式会社ガイアックスの導入事例
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潤和会記念病院も Google へ - G Suite を 病院の情報インフラとして活用。BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新!
2016年8月3日水曜日
潤和会記念病院は、2010 年に、グループウェアを G Suite にリプレイス。その背景には、台風による大水害でサーバーが被害を受けるリスクにさらされたことや、コスト構造などの問題があった。G Suite へのリプレイス後は、院内の情報伝達やコミュニケーションの改善、業務効率化を劇的に向上させている。
同財団の中心的施設である潤和会記念病医院では、Lotus Notes上で稼働する電子カルテシステムを使用していた。ただし、「カレンダーや掲示板などの本来のグループウェア機能は、とっつきにくさのせいかあまり使われなかった」と IT 管理室の服部正樹室長は言う。コミュニケーション手段は緊急度や内容に関係なく電話に集中し、診察中の医師を煩わせるといったこともあったという。一方、連絡事項の伝達手段として、メールや Lotus Notes の掲示板のほかに院内 Web サイトの掲示板がつくられるなど分散化。「周知徹底がスムーズにいっていなかった」と服部氏は言う。
Lotus Notes のサーバーは病院建物の 1 階に置かれていたが、2005 年 9 月、台風 14 号ですぐ隣を流れる大淀川の支流の 1 つが氾濫。間一髪でサーバーを避難させるという事態が生じる。「このことで、どんな時でも医療サービスを提供できるように情報システムは安全を第一に確保すべきという認識が高まりました」コスト管理面でもメンテナンスで予定外の費用がかかるなどの問題があった。
2010 年 3 月、Lotus Notes の更新を機に電子カルテシステムをより一般的なシステムにリプレイスすることとなった。以前からGoogle の各種サービスを活用していた服部氏は、G Suite の存在を知り「グループウェアとしてぜひ使いたい」と考えたという。
「電子カルテをクラウド化するには様々な課題がありましたが、グループウェアはまずクラウド化すべきと提言、異論は出ませんでした。BCP やコスト管理の問題がクリアできる上、サーバーメンテナンスなどの業務負荷を解消し、限られた要員の IT 管理室の業務効率を大幅に向上できる見通しもあったためです」
服部氏は複数の製品と比較検討し、最も移行しやすかったG Suite を選定。同年 10 月に 750 アカウント導入した。
共有の PC は、それぞれの ID カードで SSO (シングルサインオン)。
「電子カルテ以外の情報システムもフル活用してコミュニケーションを促進させ、業務環境をさらに改善したかった」と言う服部氏は、全職員が必ず使うよう一計を巡らす。パソコン端末を立ち上げる際に IC カードをかざしてログインするが、その際に G Suite にも自動的にログインし、Google サイト で構築したポータルサイトが立ち上がるようにしたのである。「まず業務連絡事項を強制的に見せるようにしました。さらにカレンダーの共有やサイトづくりが簡単に行えることをアピールすると、各部署がいろいろと活用を始めてくれました」
G Suite が導入された際、「現場はスムーズに受け入れられた」と看護部 N6 階病棟師長の山本直美氏は言う。
「まず、電話の代わりにハングアウトのチャット機能を使うようになりましたね。誰がアクセスしているか一目瞭然ですし、タイムリーに返事も来ました。緊急時以外、診察中のドクターに電話しなくても済むようになりました」
看護部では、働きやすい労働環境づくりや業務効率化などのため、看護師へのアンケート調査をひんぱんに行っている。
従来は手作業で集計していたが、「Google フォームで自動集計しグラフまでできるので、非常に便利になった」と評価する。また、かつてインフルエンザが流行した際、職員の罹患状況の集計に手間取った反省に基づき、スプレッドシートでの罹患状況の経過管理表を作成。迅速化・効率化を実現した。「各所で刻々と変化する状況を把握し最新状況を集計するのに、スプレッドシートは最適」と服部氏は言う。
Google カレンダーも、様々なグループ単位で共有するカレンダーを作成。
チーム内でのスケジュール管理が格段にやりやすくなった。
また、最近ではハングアウトも活用し、院外で行われる研究会などを同時中継して視聴参加機会を広げ、人材育成にも役立てているという。「迷惑メールも一掃され、フィルタリングにかかっていた年間 140万円が不要になるなどコストも 5 年間で 1000 万円は削減できました。リプレイス前の課題はほぼすべてクリアでき、今後もさらに活用を進めていきます」と服部氏は結ぶ。
潤和会記念病院の導入事例
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