Japan 公式ブログ
Google の企業向けソリューションに関する公式な情報やユーザーの事例などを、いち早く皆さんにお届けします。
株式会社グローバルダイニングも Google へ - G Suite のアカウントを 1600 人のアルバイト全員に発行。 BYOD で通達の徹底を図る
2016年7月13日水曜日
「権八」「カフェ ラ・ボエム」「モンスーンカフェ」など 54 店舗の飲食店を展開。2009 年に G Suite を導入し、社外秘のマニュアルをセキュアに閲覧できる環境構築、内部統制のための ID 管理業務の効率化などにも活用の幅を広げている。2015 年 12 月、約 1600 名のアルバイトスタッフ全員にもアカウントを発行し、BYOD に舵を切った。ハングアウトのメッセージで、伝達事項の徹底化を図る。
今回は、
経営企画グループ 情報システムチーム チームリーダー
吹上哲也氏 にお話しを伺った。
同社が 2009 年 8 月に G Suite を導入する以前は、グループウェアとしてサイボウズをオンプレミスで利用していた。PC 端末は本社は1 人 1 台であったが、店舗においては基本的に店長室に数台が置かれ、スタッフが適宜使用していた。飲食店という業態上、PC を使う時間帯は限られており、サーバーにアクセスが集中。「200 人用の製品をそれ以上の人数が使っていたこともあり、忙しいのに動作が遅くストレスフルな状況に。しかしサーバー増強ではきりがないと考えた」と経営企画グループ情報システムチームの吹上哲也チームリーダーは振り返る。末端のアルバイトスタッフ全員が PC を操作するという環境でもなかったので、本社からの伝達事項などはプリントアウトして配布し周知するという対応が取られていたが、3 交代制ではなかなか徹底されなかった。また、店舗スタッフには東南アジアや中国などの外国人が多く、表示言語が日本語だけという問題もあった。「『タイトルや本文欄などは感覚的にわかっても、いざ送信ボタンを押す時に本当に正しいのかわからずためらう』という不満が届いていたのです。多言語対応の必要性が浮上していました」
さらに、情報システムチームにおいてはオンプレミスによるサーバーのメンテナンスや負荷分散などの手間も要していた。こうした諸問題の解決のため、サイボウズの契約更新を機に吹上氏らはクラウド環境製品へのリプレイスを検討する。
5 つほどのクラウド型グループウェア製品の、セキュリティ性やアプリケーションの機能性、価格などについて比較検討。それらにおいて最も優位で、かつ唯一多言語対応の G Suite が選定された。2009 年の当時最重視されたのは、クラウド型を採用するにあたってのセキュリティ性。「ポータブルで使えるのはいいとしても、社内文書を添付したメールが社外の環境で見られてしまうなどの事態が起きてはいけません。その点、G Suite はシングルサインオンによるアクセス制御で社内環境からでしか閲覧できない設定が可能でした。これが大きかったですね」
また、以前から個人的に Gmail を使用していた吹上氏は「諸機能の便利さを実感していたことも大きかった」と言う。一方、多言語対応については、「グローバルに使われているマイクロソフト製品にも当然期待したが、そうではなかったようだ」と指摘する。
G Suite 導入後、多言語に対応できるようになったことで、外国人スタッフからの操作の問い合わせは殆どなくなりました。Googleドライブ はスタッフ用のマニュアルや調理手順書をアップするなどして活用を予定。これら社外秘のドキュメントはダウンロード制限をかけて社外流出を防ぐ。また、スプレッドシートと Apps Script を活用し、内部統制のために必要な ID・パスワードの変更管理業務を効率化。「ASP の受発注システムを用いて店舗ごとに食材の発注をかけていますが、各店舗の ID・パスワードを年 2 回変更しなければなりません。従来は手渡ししていましたが、スプレッドシートと Apps Script で関係者 150 名のアドレスに自動的に通知する仕組みをつくりました。劇的に楽になりましたね」
そして同社は 2015 年 12 月、約 1600 名のアルバイトスタッフ全員にもアカウントを発行し、BYOD に舵を切る。スマートフォン所持率が 98% と極めて高いことが背景にある「社内報サイトで『料理コンテスト○月開催結果』といった情報更新が行われるごとに、そのリンク情報をハングアウトのメッセージで全員にプッシュ通知しています。メールのように見に行かなくても画面にポップアップされるので、自然に目に触れさせることができます。これで伝達率を高めるねらいがあります」と吹上氏は言う。従来は電話もよく使われていたが、電話では「聞いた・聞いていない」といった問題や、繋がらなかった際の再架電の手間が生じる。エビデンスが残るメッセージならそうした心配はない。セキュリティに関しては、シャドー IT 対策として、ドメイン内でのみ使えるようにし、社外への発信ができないように制限をかけてクリアしている。
そのほか、各店舗を査察するチームが、スマートフォンで現場の状況について声でレポートしながら撮影した動画を Google+ にアップし共有するなどの活用法を検討している。
「従来は写真に文書を添えて提出していましたが、動画 1 つだけアップすればいいのでかなり効率化できると考えています」アルバイト全員へのアカウント発行というケースはそうそうない。流動性も高く多様化が進むレストラン産業であるが、アルバイトを含む形での G Suite の利用は先進的といえる。
株式会社グローバルダイニングの導入事例 PDF は
こちら
をご覧ください。
G Suite のその他の導入事例は
こちら
をご覧ください。
アイデアを Evernote とGoogle ドライブから
2016年5月13日金曜日
※この投稿は、米国時間 5月12日に
Google Drive Blog
に投稿されたものの抄訳です。
思いついたアイデアを捉えるのは非常に大変です。まずは、どれが欲しいアイデアだったかもわかりません。そのアイデアを形にするために、リサーチ、図、文書、写真などのコンテキストが必要です。Evernote はアイデアを形作るのに人気のツールです。その Evernote に Google ドライブから簡単にファイルをドロップできるようになりました。
保管するためにリンクをコピーする代わりに、Google ドライブに保存されたファイルをEvernote に保管し、
プレビューサムネイルで簡単に識別できます
。また、Evernote から Google ドライブのファイルを検索したり、Google ドライブに保存されたファイルへの変更が自動的に Evernote に同期されます。Evernote ツールバーに Google ドライブのアイコンが表示され、それをクリックすればすぐGoogle ドライブにアクセスできます。
Evernote プロダクトチームを率いる Erik Wrobel は次のようにコメントしています。
「Evernote はアイデアを捉え、育てる場所。Google ドライブと統合されることで、アイデアを豊かなコンテキストで磨き上げることができるようになります」
先日発表された
Yahoo メールおよび WhatsApp との連携
と同様に、今回の統合も使う場所を選ばない Google ドライブの利便性をより高めていくでしょう。
本機能は、
Evernote Web 版および Android
でご利用いただけます。フィードバックなどについては、
Google+
または
Twitter
でお知らせください。
株式会社ガリバーインターナショナルも Google へ - Google Apps for Work の導入で会社のグローバル化に大きく貢献。
2015年10月21日水曜日
Google Apps for Work の導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに。
ハングアウトを常時接続し、国内・海外拠点ともタイムレスに仕事ができる環境を構築!
株式会社ガリバーインターナショナルについて
車の買い取りや販売を行うほか、「クルマのこと」に関わる様々な事業を展開している。設立当初は「買い取り」という業態そのものはまだ存在しておらず、中古車は価格設定があいまいであったため業界全体が不透明に見られがちであった。同社は、顧客に全国均一価格の提示を可能にし、中古車を適正価格で流通させることにより、中古車の信頼性と買い取りビジネスの認知向上に貢献し成長を遂げてきた。
今回は、株式会社ガリバーインターナショナル 海外事業部 許 哲氏(左)、ITセクション 坂口 直樹氏(写真下・ベトナムよりハングアウトで参加)、紺野 良太氏(中央)、広報セクション 谷村 麻衣氏(右)にお話を伺った。
課題と効果
[ 課題 1]
パソコンごとにOfficeソフトをインストール。莫大なライセンスコストが必要だった
[ 効果 1 ]
Officeソフトを撤廃。使用はドキュメントやスプレッドシートに統一。大幅なライセンスコストのカットに成功
[ 課題 2 ]
社内資料がフォーマット化されておらず、ポータルサイトには類似資料や最新版が不明の資料が雑多にあった
[ 効果 2 ]
Google Driveで資料を共有。フォーマットを更新していくことをルール化し、作業効率アップにつながった
[ 課題 3 ]
離れた拠点とのやり取りは時差や相手の状況がわからないといった問題から非効率になることが多かった
[ 効果 3 ]
Google ハングアウトを常時接続しておくことで、海外拠点ともタイムレスに仕事が行えるように
非効率なグル—プウェア、向上しない生産性
Google Apps for Work を導入する以前、同社では使用していたグループウェアの都合上、社外とは E メール、社内とは別のメールとツールを使い分ける手間がかかっていた。また、事実上社外のモバイル環境からアクセスできないため、営業担当者は顧客とメールのやり取りをする際、営業店に戻って作業をしなければならず、最悪の場合はコミュニケーションのタイミングがずれることで顧客を逃してしまうこともあった。それだけでなく、 1 人あたり 100MB 程度という容量の少なさも問題になっていた。顧客と見積もり金額や車の写真などの重要な情報をやり取りする際、重い添付ファイルがあると送受信できない事態が頻発したのだ。しかも、重要なメールはローカル環境に保存しなければならず、セキュリティ上の問題もあった。こうした使い勝手の悪さを感じながらも、同社ではそのグループウェアを使い続けていた。「使えるならば使えばいい」という空気が蔓延していたのだ。
そんな状況に一石を投じたのが、当時、海外事業担当の執行役員であった許哲(ホウ・チョル)氏だった。以前からクラウドコンピューティングに興味を持ち、セミナーへの参加や書籍などで研究していた許氏にとって、同社の情報環境は非効率極まりないものだったのだ。
「生産性を上げるには、まず第一にワークスタイルを変える必要があると感じていました。出社して自分の席につき、PC を立ち上げてメールをチェックするというスタイルではなく、どこにいても簡単にメールやカレンダーをチェックしてスピーディーに行動に移すようにしなければならない。情報環境を抜本的に改めるべきと考えたのです」と許氏は当時を思い出しながら力説する。
導入まで実質2週間というハイスピードな意思決定
全社の IT 環境の整備にもかかわってきた許氏は、さっそく経営トップの了解を得て、社内の正式な組織として「クラウドプロジェクト」を立ち上げた。そして、2009 年の 3 月から 4 月にかけて複数社の製品を検討。そのなかから Google Apps for Work を選択した。実質 2 週間というハイスピードでの導入だった。しかも、各製品の詳細な機能やリスクなどの比較検証は行わなかったという。その理由について許氏は次のように話す。
「 Google Apps for Work はコストパフォーマンスが圧倒的でした。他社の製品は Google Apps for Work の 2 倍から 7 倍の費用。これではいくら機能が充実していても割高感があるのは否めません。そして、一番の決め手になったのは “ Google の製品だった” ということです。それまでも Google は革新的な IT イノベーションを起こしていました。もちろんクラウド分野に関しても多額の投資をして研究を深めていることは知っていたので、我々のような半ば素人が細かく検証している時間があったら、その分早く導入したほうがためになると考えました。契約が 1 年ごとだったので、使ってみて問題があれば変えればいいと即決できたのも大きかったですね。便利なのに使わない、という選択肢は私のなかにはありませんでした」
導入から 6 年で登録アカウント数は 3700 までに
Google Apps for Work は、2009 年 5 月に約 280 の直営店に導入された。それから 6 年経った現在では、社員一人ひとりに Google のアカウントを提供するまでに。現在は 3700 アカウントにまで達している。
Google ドキュメントやスプレッドシートの互換性の高さを活かし、Office 系ソフトを撤廃。パソコンを OS に関係なく使用できるようにし、ライセンスにかかるコストのカットにも成功している。また、これまでフォーマットが統一されていなかった業務マニュアルなどの資料は Google Drive で共有し、今ではいつでもどこでも同じ内容のものを確認できるように。ひとつのファイルを同時編集できるので、業務効率の向上にも役立っているそうだ。
「 Google Apps for Work を導入する以前は、各部署ごとにマニュアルを作成して社内のポータルサイトにアップしていたのですが、似たような資料が複数存在していたり、どれが最新のものかわからないといった事態が発生していました。しかし現在は、 Google Drive にマニュアル専用のフォルダを作成して資料を整理。必要があれば引き出す、変更があれば更新していくというスタイルになっているので、混乱が少なくなりました」とITチームの紺野良太氏。
「直感的に使えるのが最大の魅力だと感じています。私自身、特別なセミナーを受講することなく、 Gmail も Google Drive も利用していますから」と広報部の谷村麻衣氏も使い勝手の良さを強調する。
また同社では、アンケートの作成などを Google フォーム で行うようにしている。社員からのパソコンに関するヘルプデスクへの問い合わせも電話ではなくGoogle フォームに切り替えた。その結果、電話は月 2000 件から 20 件程度に減少したという。
「使いやすくて便利なものであれば、社員は勝手に使うようになるんです。ヘルプデスクへの電話を廃止した際もはじめこそ異論がありましたが、現在では各社員がトラブルが発生したらまずフォームを確認するというスタイルになっている。その結果、自分で解決方法を学ぶようになっており、以前に比べて各社員の IT リテラシーも格段に向上していると思います」とゼネラルプロジェクトマネージャーの坂口 直樹氏は話す。それに続いて紺野氏は「近年は就職活動に Gmail を利用している学生も多く、スムーズに仕事へ役立てている印象があります。将来、IT リテラシーの高いデジタルネイティブな人材は確実に増えていきますから、そういった人たちが働きやすい環境を築いていきたいですね」と補足する。
ハングアウトを常時接続し、遠方拠点ともスムーズな仕事が可能に
そして最近は、本社の Google ハングアウトを常時接続した状態にして、国内外の離れた活動拠点ともタイムレスに仕事を行うようになっている。
「幕張や宮崎、ベトナムなどの状況が把握できるようになっています。お互いの顔が見える状態なので、変な気遣いなく仕事をすることができますね。まるで隣の席にいるような感覚です」と紺野氏。また、店舗でもハングアウトを活用して会議を行っているという。
「これまでは電話でのやり取りがほとんどでしたが、顔を見ながらだったり、資料を見ながら会話ができるので、より充実した会議を行えるようになりました」と谷村氏は説明する。
こうした Google Apps for Work 導入による成果について、許氏は「期待以上だった」と興奮気味に話す。
「新しいサービスを導入する際には心配なこともありますが、便利とわかっているのに使わないことの方が不利益になると私は考えています。リスクがあるから使わないのではなく、リスクを減らすために何をすべきか。それを考えることが大切なのではないでしょうか。近年、弊社は海外展開にも力を入れていますが、グローバルスタンダードなサービスだから外国人社員でもすぐに使えるし、やり取りもスムーズ。これが日本国内だけのサービスだったら、そう簡単にはいきませんよね」。そして最後に、許氏は Google Apps for Work のさらなるサービスの拡充に期待を寄せた。
「 Google Apps for Work が今よりさらに便利になれば、会社のインフラを一本化することもできます。そうなれば、より密に連絡を取りながら仕事ができるし、アイデアをかたちにするスピードもより速くなるはず。国境を越えたコミュニケーションが確固たるものになれば、新しいサービスにもチャレンジしていきたいですね」
株式会社ガリバーインターナショナルの導入事例 PDF は
こちら
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Google Apps for Work のその他の導入事例は
こちら
をご覧ください。
富士フイルムホールディングス株式会社も Google へ - 社内イベント “Google Festa” が大反響!Google Apps for Work を“Work Style Innovation” の起爆剤に
2015年10月16日金曜日
写真フィルムメーカーから、広範な領域でビジネスを展開する企業グループに変貌中の富士フイルム。創立 80 周年を迎えた 2014 年 1 月、“Value from Innovation” という新たなコーポレートスローガンを制定。企業体質強化を推進している。その柱の一つ、“Work Style Innovation” を推進するキーファクターに導入直後のGoogle Apps for Work を位置づけた。そして社内イベント“Google Festa” を開催し、 “Work Style Innovation” の狼煙を上げた。
富士フイルムホールディング株式会社について
富士フイルムグループとして、イメージングソリューション(フォトイメージング、電子映像、光学デバイス)、インフォメーションソリューション(ヘルスケア、グラフィックシステム、フラットパネルディスプレイ材料、記録メディア、産業機材・電子材料)、ドキュメントソリューションの 3 領域を柱に事業を展開。
(写真右)富士フイルム株式会社 人事部次長 兼 富士フイルムホールディングス株式会社 人事部統括マネージャー 座間 康氏
(写真左)富士フイルム株式会社 経営企画本部 IT グループマネージャー 兼 富士フイルムホールディングス株式会社 経営企画部 IT 企画グループマネージャー 安東 豊氏
課題と効果
[ 課題 1 ]
コミュニケーションツールとして、グループ各社が Lotus Notes など複数製品をバラバラに利用
[ 効果 1 ]
グローバルで Google Apps for Workに統一し、大幅なコストダウンと最新機能を迅速に享受できる強固な情報共有基盤を入手
[ 課題 2 ]
イノベーション推進のために、働き方や意識の変革を促し、多様な価値観の人材が力を存分に発揮できるようにする必要性
[ 効果 2 ]
Google Apps for Work という IT ツールをキーファクターに従業員の働き方に対して目に見える形で変革を意識させる “Work Style Innovation” を企画
[ 課題 3 ]
富士フイルムグループ全体に “Work Style Innovation” を浸透させる
[
効果 3 ]
気軽に楽しく参加できる “お祭り” 形式の体感イベント “Google Festa” の開催で、 Google Apps for Work の活用の浸透・定着と社内の意識変革を促進
[ 何が問題だったか? ]
働き方の改革が必要
デジタル化の進展により、写真フィルムメーカーからの変革を進め、事業領域の多様化に伴う組織再編を繰り返してきた富士フイルム。その結果、同社グループではコミュニケーションシステムとしてオンプレミスの Lotus Notes を中心に少なくとも 6 製品以上がバラバラに使われる状態だった。そんな時、Lotus Notes の保守契約が切れるタイミングでクラウド型の製品へのリプレイスを検討する。すでに米国現地法人が導入していた Google Apps for Work を含む 3 製品を比較検討した。その結果、コストパフォーマンスに優れた Google Apps for Work に決定する。
「 Google Apps は、機能比較や検証を行っている途中でも次々と新機能が追加される。このスピード感は凄い、と。常に最新の機能が安全かつ安価に使えるメリット、さらに Google ならではの豊富なコミュニケーションやコラボレーションの機能を活用すれば業務をもっとイノベーティブに遂行できる可能性を感じたのです」と安東氏は言う。
2012 年 9 月、グローバル導入契約を締結し、
海外現法や新規設立会社から順次導入を開始。
グループ全体でドメインを
fujifilm.com
に統一し、2014 年 2 月からは本社でも導入が始まった。
この動きとは別に、2014 年 1 月、創業 80 周年を迎えた同社は、 “Value from Innovation” という新たなコーポレートスローガンを制定。さらなるイノベーション追求への号砲が鳴った。この流れを受けて、同年 10 月、 “Work Style Innovation” (WSI) プロジェクトがスタート。座間氏は次のように言う。
「少子高齢化が進む社会環境の変化の中で企業がイノベーションを起こし続けるには多様な社員が能力を発揮することです。そのために必要な働き方への改革に取り組もうとスタートしました」
[ どのように検討したか? ]
IT ツールで働き方改革の推進を
WSI プロジェクトが始まった時、安東氏は「導入した Google Apps for Work が、 “Work Style Innovation” の起爆剤になると感じた」と言う。
「ツールのリプレイスはチャンスであることに加え、Google Apps は Google ドライブのコラボレーション機能などいろいろなアプリケーションが使えます。これらを活用すれば、ワークスタイルはどんどん変えていけるのではないかと感じていました」
一方、座間氏は “Work Style Innovation” の推進に「IT ツールが有効」と思いつく。
「 “Work Style Innovation” の推進には意識や風土を新しくすることが
必要です。その風土とは目に見える日常の行動が積み重なって形成さ
れるもの。ならば、日常の行動を新しくしていく具体的なツールが必要だと思えたのです」
従来から同社の社員は、真面目に生産性向上に取り組んできている。「そんな社員たちに『生産性を上げよ』と伝えれば、『さらに生産性を上げるにはどう取り組めばいいのか?』という議論もでてくるでしょう。だからこそ、それを可能にする具体的なツールが必要と思ったのです」
そんな座間氏が安東氏に相談すると、安東氏は即座に「 Google Apps for Work が改革の軸になり得る」と応じた。
[ どんな効果があったか? ]
“Google Festa”で予想を上回る動員
様々な先行企業を事例研究しようと、WSI プロジェクトは Google のオフィスを見学。一同は、変革を進める上で仕事のスピードやコミュニケーションにおいて多くのヒントがあるという思いがしたという。例えば、一つの書類が完成するまで、何人かの関係者を経由し、最後に上長が承認を下すというワークフローを回していた。一人ひとりが責任もって確認し工程を回すのでより正確になるというメリットがあるが、パスが多くなり、時間がかかり過ぎるというデメリットも。これに対し、Google は Google ドライブ で関係者が同時に編集・確認作業を行っている。「今までの固定概念の枠が外れて、視野が広がる効用があった」と座間氏は力説する。
そして、WSI プロジェクトの若手メンバーは、Google Apps for Work の使い方の紹介や利用促進を通じて、“Work Style Innovation” を推進するキックオフイベントを“お祭り”形式で行うという“Google Festa” の開催を提案。
「 “Work Style Innovation” は一過性のものではなく、継続し続けることで実現していくものです。今後の社会環境の変化の中で企業にとっても、社員にとっても大切なことです。ならば、みんながもっと自主的に全社一丸となって取り組みたくなるような楽しいものにしようという発想です」(座間氏)
2015 年 3 月。Google の専門家による講演や、Google ハングアウト で海外拠点とビデオ会議を実演するなどのプログラムを用意し、予想を上回る人数を動員。アンケートには 90% 以上が「参考になった」と回答した。
その後、立て続けに複数回、地方の事業所で開催。フォローセミナーも行い定着を図っている。
「常にイノベーションを追究し続ける Google の製品として、Google Apps は更新され続けることを
期待します。そうすれば、まさしく “Work Style Innovation” の継続とリンケージします。変革のために刺激を与え続けてくれる存在ととらえています」と座間氏は期待を寄せる。
富士フイルムホールディング株式会社
の導入事例 PDF は
こちら
をご覧ください。
Google Apps for Work のその他の導入事例は
こちら
をご覧ください。
株式会社よしもとアドミニストレーションも Google へ - Goolge Apps for Work の導入により、作業効率が大幅に向上!
2015年10月13日火曜日
Google Apps for Work の導入で、スマートフォンでのメール確認も可能となり、レスポンス率も向上。ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。
株式会社よしもとアドミニストレーションについて
親会社である吉本興業株式会社は、1912 年の創業以来、最古参の芸能プダクションのひとつとして数々の芸人やタレントを世に送り出している。2007 年から持株会社制へ移行。よしもとクリエイティブ・エージェンシー、よしもとデベロップメンツ、よしもとアドミニストレーションなどに分社化され、吉本興業グループに。株式会社よしもとアドミニストレーションは、同グループをITの側面から支えている。
今回は、Google Apps for Work および Chromebox for meetings の導入を検討された、
株式会社よしもとアドミニストレーション 情報システム本部 本部長 加藤 到氏(左)、土屋 篤氏(右)にお話を伺った。
メールボックスの容量が 300MB しかなく、すぐに一杯に。
メールボックスが大容量になり、メール関連のトラブルはほぼ皆無となった。スマートフォンでのメール確認も可能となりレスポンス率も 50% から 80% に向上。
「弊社では 2007 年頃から社屋内にあるサーバールームで Microsoft Exchange Server を運用していたのですが、 1 人約 300MB までしかメールボックスの容量がないことが最大の課題でした」そう話すのは、吉本興業グループの情報システムを管理するよしもとアドミニストレーション情報システム本部の本部長 加藤 到氏。同グループでは約 300 人の社員を対象に情報共有のメールを一斉送信で何通も出す習慣があり、早い人だと 1 週間程度でメールボックスはいっぱいに。重要なメールが受信できないなどのトラブルが発生していた。「メール 1 通につき約 5MB までしかファイルを添付できず、そうした容量の低さへの不満も社員から漏れていましたね」
また、メンテナンスの部分でも大きな負担があった。「 Microsoft Exchange Server に加えて、スパムメール対策用のフィルタと外部への連絡用のサーバーも運用しており、それぞれを月代わりでメンテナンスする必要がありました。 1 回につき約 1 時間。それだけで大きな負担でしたが、加えてサーバーが起動しなくなったらどうしようという精神的な不安もありましたね」
そこで加藤氏は、2010 年頃からサービス変更の検討に乗り出す。「 2012 年に Microsoft Exchange Server のリース期間が満了するので、そのタイミングで新たなサービスに変更するのがベストだと考えていました。そのなかで第一候補に上がったのが Google Apps for Work でした。当時、社員の 6 割近くが Gmail をプライベートで利用しているということだったので、移行がスムーズに進むのではないかと予測したのです」
日本で大災害が発生しても利用できるという安心感。
ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。
同社が Google Apps for Work を導入をする最大の決め手になったのは、2011 年 3 月11 日に発生した東日本大震災だった。「このときの出来事はとてもショックでした。そして、我々の安全対策に関する概念を覆すものでした。大きな災害が発生してトラブルに障害が起こっても、誰もサーバールームに駆けつけることができない。そのことに気づいたのです。であれば、BCP( Business Continuity Plan= 事業継続計画)対策の一環として、自主サーバーをやめてクラウドサービスに切り替えるのが得策だろう、と。しかもワールドワイドに使えるものであれば、仮に日本全土で障害が発生しても大丈夫だと考えたのです」
こうして 2012 年から試験的に Google Apps for Work の運用がスタートした。最初の半年は Microsoft Exchange Server との併用だった。その理由について情報システム本部の土屋 篤氏は次のように話す。「社員のなかには Microsoft Exchange Server の方が使いやすいという人もいましたから、そういう人たちへの試用期間という意味も含めて。その間に東京、大阪、広島、福岡などの主要拠点で勉強会を開いて理解度を深めていきました。ただ、 Google Apps for Work への移行がうまくできたのは役員の力が大きかったと感じています。エンターテインメント企業ということもあり、新しいもの好きな役員が多く、スマホで簡単にメールの確認や送受信ができる点を気に入ってくれたんです」
カレンダーを導入し、タレントのスケジュールを見える化。
タレントのスケジュールはマネージャーが手帳で管理していたため、どのような仕事をしているのか不明だった。さらにタレントの月の仕事量をデータで集計できるように。
現在、同グループでは社員用に 1000 アカウント、劇場などの問い合わせ用に 300 アカウント、合計 1300 アカウントを登録している。「メールに関する問題はほとんどなくなりましたね。それだけでなく、レスポンスが非常によくなったと感じています。スマホやタブレットでも確認できるようになったおかげもあり、以前は 50 % 程度だったものが 80 % 程度は戻ってくるようになったのではないでしょうか。また Gmail にメールフィルタが備わっているので、自社で運用する機器も減りました。現在は 4 カ月に 1 度、30 分程度の作業で済んでいます」と加藤氏は導入の成果について話す。
また、2015 年 4 月からはカレンダーを利用して主要タレントのスケジュールを吸い上げ、誰がどれだけイベントに出演しているかなどのデータを取得している。なんと 7 月は約 4000 件のデータが集まったという。「これまでタレントのスケジュールは、マネージャーそれぞれの手帳に収まっているだけのものでした。それが見える化される意味は大きいと思います。現在はただのデータにしか過ぎませんが、次のフェーズではこれをさらに活用していくことになると思います」と土屋氏は話す。
ハングアウトとの活用で、およそ 6000 万円のコストダウンに成功!
大阪と東京に拠点が分かれているため、打ち合わせは必須。それにかかる交通費や宿泊費は莫大なものになっていた。ハングアウトと Chromebox for meetings の導入により、出張回数が減少し、コストダウンに成功!
そして、会議ではハングアウトが大活躍している。「大阪のスタッフが東京に出張することを考えると、月に 1 回利用してくれればもとが取れる計算だったので導入したのですが、利用した回数を出張にかかる交通費や宿泊費、移動中の拘束時間と考えると、およそ 6000 万円のコストダウンになっているのではないでしょうか」と土屋氏。「東京と大阪には Chromebox for meetings を導入しているのですが、集計データによると 1 日に 2 回は接続されているんです。それだけ密にコミュニケーションを取れるようになったことは大きいと思います。実際、以前よりもスムーズに仕事ができるようになっているように感じます」と加藤氏は付け加える。
こうした Google Apps for Work の魅力について、加藤氏は“さまざまなサービスがオールインワンになっていること”と評価する。そして今後は、この良さを活かして同グループの業務効率を向上させたいという。「とくに最近は、スマホやタブレットの登場によってパソコンから離れていてもコミュニケーションが取れる環境になっていますから、Google Apps for Work を利用して仕事をより効率的にできるようにしていければと考えています。とはいえ、わざわざサービスの便利さ強調するのではなく、いつの間にか使えるようになっているくらいの自然な方法で利用できるようにしていきたいですね」
株式会社よしもとアドミニストレーションの導入事例 PDF は
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Google Apps for Work のその他の導入事例は
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